Paperless 2 – pozbądź się papieru na dobre

Przemysław Marczyński

3

Dodane: 11 lat temu

Ten artykuł pochodzi z archiwalnego iMagazine 10/2012

Żyjemy w świecie globalnej cyfryzacji. Wszystko powoli staje się elektroniczne – od radia, po zakupy i książki. Kilka starych przyczółków trzyma się jeszcze mocno. Chociażby papier. Ciągle trudno jest się nam przekonać do faktu, że elektroniczny dokument jest wygodniejszy w edycji oraz dystrybucji. Co powstrzymuje nas przed chęcią pracy z cyfrowym papierem? Mnie zawsze męczyło ich magazynowanie i przetwarzanie tradycyjnych tekstów do postaci binarnej. Paperless został stworzony po to, żebyśmy wreszcie mogli odetchnąć i łatwo porzucić segregatory wypchane papierowymi publikacjami.

Program ma pomóc nam w zorganizowaniu i tworzeniu cyfrowych zbiorów. Pierwszym etapem jest proces skanowania. Większość skanerów bez problemu będzie wspierać tę aplikację. Wystarczy wybrać z menu funkcję “Scan”, żeby dokument natychmiast pojawił się w naszej bibliotece. Program obsługuje rozmaite formaty graficzne, jak również PDFy, Docki, RTFy. Aplikacja potrafi wyciągać teksty z dokumentów, niestety OCR nie wspiera polskiego języka. Paperless posiada kilka trybów zapisu dokumentów ze skanera. Może być to zwykły tekst, lub obrazek kolor/czarno-biały. Jeśli drukarka/skaner posiada podajnik, powinniśmy również poradzić sobie z dodaniem do naszej bazy większej ilości dokumentów poprzez jedno kliknięcie myszką. Ciekawą funkcją jest wykorzystanie kamery wbudowanej w laptopa/iMac’a do przechwycenia dokumentu. Wygodne rozwiązanie w podróży, kiedy nie mamy dostępu do skanera. Do biblioteki możemy również dodawać pliki metodą przeciągnij-upuść lub stworzyć “Droplet”, skrót na Biurku, który automatycznie doda pliki które zostaną przeciągnięte na tą ikonę. Proste i szybkie rozwiązanie jeśli chodzi o tworzenie zbioru dokumentów.

Program posiada możliwości edycji. Niestety ogranicza się jedynie do odpowiedniego przycięcia obrazu i obrotu. Więcej opcji mamy przy plikach PDF. Tutaj możemy rozbić strony na pojedyncze elementy w bazie danych oraz dodać nowe strony z istniejących plików. To zdecydowanie zbyt mało na potrzeby pracy z dokumentami.
Najpotężniejszym orężem Paperless są funkcje katalogowania i opisu plików. Poprzeczka została postawiona bardzo wysoko, a to za sprawą opcji Typ dokumentu i przynależnych do nich Pól z informacjami. Każdemu z plików możemy przypisać rodzaj danych po którym segregujemy i dodajemy specyficzne dla typu plików informacje. Tutaj możliwości są praktycznie nieograniczone gdyż sami mamy możliwość edycji każdego z tych elementów. Możemy zatem zbudować typ danych o nazwie Rachunek, który będzie zawierał cenę, datę utworzenia, sprzedaży, podkategorię, tagi, sposób płatności i każdą dowolną informację, która jest nam potrzebna w utrzymaniu porządku wśród dokumentów. Do tego należy dodać Inteligentne teczki, katalogi które są niezastąpione podczas filtrowania i wyszukiwania treści. Ta część aplikacji została bardzo mocno dopracowana.

Cyfrowy papier ma wiele zalet. Zaczynając od tych globalnych – jak ochrona środowiska, kończąc zaś na wygodzie. Przejawia się ona szybkością odszukiwania odpowiednich treści, a co chyba najważniejsze łatwością dzielenia się publikacjami. E-mail dociera do adresata nieporównywalni szybciej niż list ze znaczkiem pocztowym. Paperless to zgrabny sposób na stworzenie wygodnej bazy cyfrowych dokumentów zawierający każdy z powyższych atutów. Mniej papierów na biurku? Myślę, że Paperless doskonale się sprawdzi w tej roli.

Przemysław Marczyński