Jak nie mieć bałaganu w plikach?
W poprzednim wydaniu iMaga mieliście okazję znaleźć mój artykuł o podstawach pisania maili. Jego powstawaniu towarzyszyła moja zdziwiona mina, ponieważ długo nie mogłam przekonać się do pisania na tak basicowy temat. Życie jednak pokazuje, że oczywistości nie zawsze są takie oczywiste, dlatego dziś będzie krótko o porządku na komputerze.
Ten artykuł pochodzi z archiwalnego iMagazine 3/2017
Nie uważam, że to, jak segreguję swoje pliki, jest magią. Nie jest ani czasochłonne, ani bardzo wymagające intelektualnie, a z pewnością ułatwia mi życie, gdy na ASAP muszę znaleźć i wysłać konkretne zdjęcie lub zaginiony plik tekstowy. Z jakiegoś jednak powodu wiele osób, które spotykam w swoim życiu zawodowym, ma wieczny problem ze znalezieniem materiałów na swoich komputerach. Ba, czasami, gdy wspólnie patrzymy w ich ekrany, mam nawet okazję zobaczyć ten artystyczny nieład, któremu do sztuki daleko, a jeszcze dalej do wspierania efektywności. A przecież im efektywniej zaplanuję, tym mniej czasu poświęcę później na pracę, co nie? No to Wam powiem, jak to robię. Zaczynamy.
Po pierwsze primo – dobry start
Załóżmy, że jesteś w tej komfortowej sytuacji, że właśnie zaczynasz nową pracę. Trwa Twój pierwszy dzień, masz już komputer i własne biurko. Kilka spotkań w ciągu tego dnia pozwala Ci już mniej więcej zaplanować kolejne dni, przede wszystkim jednak dowiadujesz się dokładnie, co będziesz robić w nowej pracy. Od tego samego zatem zacznij organizację swoich plików – stwórz im przestrzeń! Na każdy projekt załóż oddzielny folder, a każdy folder już teraz podziel na podkatalogi. Co pojawia się najczęściej? Cóż, na pewno przyda się folder z podstawowymi materiałami, w którym możesz trzymać umowy, logotypy, faktury i inne informacje, do których często wracasz, w zależności od specyfiki pracy.
Jeżeli tak jak ja pracujesz w marketingu, to z pewnością każdy projekt będzie obrastał jak kula śniegowa w różnorodne materiały audiowizualne. Uwierz mi, im więcej folderów, tym szybciej znajdziesz po jakimś czasie pliki. Dziel je według sesji zdjęciowych, podmiotów, które je produkowały, projektów i kolekcji, których dotyczyły. Więcej znaczy mniej – szukania!
Po drugie primo – nazewnictwo
Wdech i wydech. OK. Mogę pisać dalej. Drodzy ludzie, nazywający swoje pliki np. „ashskjdfnkams”, lub „maja12345”. O co Wam chodzi? Ile czasu zaoszczędzicie, nazywając plik przypadkowym ciągiem znaków, zamiast jak ojcowie przykazali, według jakiegokolwiek zrozumiałego klucza? Jak wyobrażacie sobie poszukiwanie tej zbitki literek w przyszłości? Przykład pierwszy z brzegu, znów znany szczególnie w mojej w branży: proszę o przygotowanie grafiki, etykiety. Oczywiście, że etykieta dotyczy projektu, który się jakoś nazywa. Oczywiście, że dotyczy konkretnego produktu. Dajmy na to, oczywiście, niech dotyczy też limitowanej wersji tego produktu. No to zlecam. A co dostaję w zamian? Przepiękny plik!… Etykieta.pdf. Aha, OK. Zapisuję i oczywiście po cichu zmieniam nazwę pliku na swoim komputerze.
Mija miesiąc. Proszę grafika, by podmienił jedną informację na mojej pięknej etykiecie. I klops, bo nie może znaleźć, a ja chwilowo nie mam dostępu do komputera i nie mam jak zajrzeć na Dropboxa. A wystarczyłoby przecież, by grafik też dobrze opisał plik. Nic to, zdarza się. Ale nie powinno.
Po trzecie – sprzątaj po sobie
Folder „Downloads” traktuję jak limbo. Nie zajmuję się plikami, które do niego wpadają, do momentu, aż nie rozłożę ich po odpowiednich szufladkach. Czy to oznacza, że ociągam się z zadaniami? Nie, absolutnie nie. To oznacza, że robię to od razu po pobraniu pliku na dysk. Wyrobienie nawyku sprzątania plików jest niezbędne – należy robić to minimum raz w ciągu doby, na przykład na koniec dnia roboczego. Jeżeli jeszcze tego nie robicie, to zacznijcie. Zobaczycie, jak przyjemnie żyje się z uporządkowanym dyskiem i jak pozytywnie wpływa to na planowanie codziennych zadań.
A no właśnie… plan. Bo nic nie działa bez dobrego planu, a nawet jeżeli, to nie warto zdawać się na przypadek. Mam nadzieję, że dla wielu z Was ta wiedza jest obraźliwie oczywista. A jeżeli nie, to mam nadzieję, że dzięki temu krótkiemu poradnikowi właśnie się taką stała.
Maja Jaworowska
Jestem dyspozytorem własnych torów. Social Media Manager, copywriter, content designer, zakochana w komunikacji. Piszę słowa i łączę je w całość.
Komentarze: 3
`”długo nie mogłam przekonać się do pisania na tak basicowy temat” – wydaje mi się, chociaż oczywiście mogę być w błędzie, że słowo “basicowy” można zastąpić słowem “podstawowy”, chyba że “basicowy” ma dla autorki tak głęboki odcień znaczeniowy, że absolutnie żadnego z dostępnych polskich słów nie da się użyć. A ponieważ raczej tak nie jest, to przychodzą mi na myśl same “basicowe” polskie epitety o ludziach infekujących własny język bez żadnej potrzeby. Skoro tak autorce podoba się taki dialekt, to mogła zacząć artykuł tak: “W previousnym editionerze iMaga mieliście opportunity znaleźć mojego articla o basisach pisania maili. Jego formationowaniu towarzyszyła moja zdziwiona fejs, ponieważ długo nie mogłam przekonać się do pisania na tak basicowy temat. Life jednak showinguje, że evidensy nie zawsze są takie obviousne, dlatego dziś będzie krótko o porządku na kompjutrze”. Świetnie brzmi, prawda? Ja chyba też nie będę mógł długo się przekonać do czytania takich “basicowych” artykułów.
Od razu widać, że Ciebie po prostu nie stać ;)
Chyba nie rozumiem…