Nasza codzienna, niecodzienna praca zmieniła się dzięki WebEx Meetings

Paweł Okopień

paweloko

4

Dodane: 6 lat temu

Redakcja iMagazine zlokalizowana jest w sercu Warszawy, w rzeczywistości tylko w teorii, bo większość z nas pracuje zdalnie i jest rozrzucona nie tylko po Polsce, ale też po całym świecie. Aby wygodnie zarządzać taką pracą, potrzebujemy odpowiednich narzędzi. Ostatnio sprawdzamy Cisco WebEx, a okazją do wypróbowania możliwości wideokonferencji były moje testy telewizora Samsung Frame 2018.

Nie przepracowałem dnia za typowym biurkiem, jestem freelancerem, a od ponad trzech lat moją główną redakcją jest iMagazine. Pracuję sporo z domu, czasem nawet w piżamie. Do naszej HQ mam ponad 200 kilometrów i odwiedzam ją sporadycznie. Inni mają jeszcze dalej i pewnie znajdzie się osoba w naszym teamie, która w biurze nigdy nie gościła. Nie przeszkadza nam to efektywnie pracować nad treściami na stronę i magazynu. Choć wymaga to mobilizacji i korzystania z różnych narzędzi. Korzystaliśmy przez dłuższy czas ze Slacka, później przesiedliśmy się na Discorda, a teraz próbujemy Cisco WebEx. W międzyczasie wspomagamy się oczywiście mailami, iMessages, Dropboksem, dokumentami Google’a, iWorkiem i wieloma innymi aplikacjami.

Do tej pory rozwiązania Cisco kojarzyły się głównie z olbrzymimi korporacjami i firmy z sektora MŚP, czy takie organizacje jak nasza redakcja nie mogły sobie pozwolić na tego typu rozwiązania. WebEX to platforma całkowicie skalowalna można kupić jedną licencję i rozszerzać w miarę potrzeb. To istotne, zwłaszcza gdy myślimy o rozwoju. Nie musimy w przyszłości szukać innych rozwiązań, tylko od samego początku korzystać z narzędzi gotowych na rozrost naszej działalności. Istotne jest także to, że WebEx Meetings pozwala na współpracę z osobami zewnątrz. Możemy więc zaprosić do naszej wideorozmowy osoby spoza organizacji lub te w organizacji, które na co dzień nie muszą korzystać z tego narzędzia i to bez żadnych dodatkowych opłat.

Powoli odkrywamy bogate możliwości Cisco WebEx. Aplikacja Teams to nie tylko wygodna komunikacja, ale też łatwość planowania pracy nad kolejnymi projektami. Tutaj dużą zaletą jest schludny i bardzo czytelny interfejs. Zdecydowanie Cisco WebEx oferuje doskonały user experience, gwarantujący prostotę obsługi, nawet gdy wcześniej nie mieliśmy do czynienia z podobnymi narzędziami. Jednym z naszych największych odkryć są jednak wideokonferencje, które w przeszłości raczej traktowaliśmy tylko jako ciekawostkę. Za sprawą WebEx Meetings zaczęliśmy prowadzić spotkania, tak jakbyśmy odbywali kolegia redakcyjne, w typowej stacjonarnej redakcji magazynu. Jest to też okazja do indywidualnych rozmów. Bardzo cenne okazało się wprowadzenie naszego zespołu do tego oprogramowania. Zespół Cisco pokazał nam parę tricków, jak na przykład szybkie zapraszanie na spotkanie przez e-mail. Myślę, że to istotny atut takich rozwiązań, za którymi stoi zaplecze eksperckie pozwalające na lepsze wykorzystanie aplikacji. Choć jesteśmy redakcją technologiczną, to i tak sami często nie jesteśmy w stanie odkryć funkcji poszczególnych programów. Dlatego samo zainstalowanie programu to jedno. Istotne jest jego wdrożenie, tak by zwiększyć efektywność zespołu i postawić wszystkich od razu na jednym, wysokim poziomie.

Zdecydowanie przejście do strategii zwanej „Video First” sprawia, że produktywność spotkań jest dużo większa. Zamiast wymiany dziesiątek maili, czy kilku telefonów. Wszystko jesteśmy w stanie zorganizować podczas jednego wspólnego spotkania. Spotkania, które choć odbywa się w biurze to rozsiani jesteśmy właściwie po całym świecie.

Fajną okazją, by jeszcze lepiej doświadczyć zalet wideokonferencji, był test nowego telewizora Samsung The Frame, który przeprowadzałem dla naszej redakcji. To druga generacja wyświetlacza, który ma przypominać obraz i w rzeczywistości jest obrazem, gdy z niego nie korzystamy. Mamy nawet w redakcji zapotrzebowanie na telewizory: ktoś się przeprowadził i myśli o pierwszym telewizorze, za nowym rozglądają się Norbert i Wojtek, postanowiłem pokazać im możliwości Frame’a i to, jak prezentuje się, wisząc na ścianie, Anię Gabryś zaś zaintrygowało, że to nie tylko telewizor, ale również obraz i w domu można urządzić coś w rodzaju muzeum. Kilka zdjęć wysłanych z telefonu nie odda walorów tego urządzenia, tak samo zresztą, jak podesłanie filmików promocyjnych z sieci. Chodzi o doświadczenie, a nawet o możliwość interakcji. Zresztą Frame to właśnie taki produkt, który trzeba zobaczyć w akcji, aby móc go ocenić.

Nasze wideospotkanie było okazją do pokazania samego wyglądu telewizora i jego pilota. Pokazałem, jak wygląda tryb sztuki, czyli właśnie moment, w którym Frame zamienia się w obraz. Ania dopytywała, jakie obrazy można wybrać, przeskoczyliśmy więc przez podstawową galerię i pokazałem też dostęp do dodatkowych obrazów wprost z czołowych galerii sztuki i muzeów na całym świecie („Oszałamiające” – skomentowała Ania, była muzealniczka). Świetne jest to, że WebEx wspiera zarówno macOS, jak i iOS oraz wszystkie inne pozostałe platformy. Możemy łatwo dołączać do spotkania i korzystać zarówno z naszych urządzeń, jak i narzędzi stricte konferencyjnych. Mogłem więc na początku prowadzić rozmowę na MacBooku, gdzie było widać mnie i telewizor, a później przełączyć się na iPhone’a, by lepiej było widać ekran telewizora i to, co na nim się dzieje, a w razie potrzeby przełączać się na przednią kamerę. Myślę, że w średnich i większych firmach rozwiązanie Cisco sprawdzi się jeszcze lepiej, dzięki połączeniu z urządzeniami takimi jak Webex Board czy Webex Room Kit. Cisco dostarcza sporo rozwiązań sprzętowych, które ułatwią pracę i komunikację. Sprzęt przygotowany przez Cisco w połączeniu z oprogramowaniem daje dodatkowy efekt synergii i pozwala na jeszcze łatwiejsze i efektywniejsze prowadzenie spotkań. Wydaje mi się, że przy kontynuowaniu naszych kolegiów redakcyjnych można by pomyśleć o takim rozwiązaniu w naszym małym redakcyjnym pokoju konferencyjnym. Tych, którzy korzystaliby ze narzędzi webexowych w redakcji, nie trzeba byłoby szkolić w tym zakresie: wszystko jest gotowe, odpala się spotkanie, wysyła linka na maila i… gadamy!

Jeszcze jedną zaletą WebEx meetings jest opcja nagrywania spotkań. Po prezentacji trybu Sztuka w telewizorze przeszedłem do pokazywania funkcji Tizena i trochę porównywaliśmy go do możliwości Apple TV. Ania musiała jednak wyjść, na szczęście dzięki nagraniu mogła obejrzeć resztę później.

Wystarczyło odbyć parę takich wideospotkań w naszej redakcji, by odkryć ich sporą zaletę dla produktywności, ale też lepszej integracji zespołu. Praca zdalna ma wiele atutów, chociażby to, że mogę pracować z Częstochowy, Ania z Krakowa, Andżelika z Irlandii, a wszyscy jesteśmy jakby w warszawskiej redakcji. Jednocześnie często tego kontaktu „face-to-face” brakuje, a wideokonferencje są w stanie nie tylko dać jego namiastkę, ale też lepiej skupić uwagę na rozmówcy i efektywniej prowadzić dyskusje. Myślę, że nasz eksperyment z Cisco WebEx będziemy kontynuować.

Artykuł powstał przy współpracy z firmą Cisco. Pamiętajcie, że można korzystać z darmowej wersji próbnej Cisco Webex Teams

Paweł Okopień

Pasjonat nowinek ułatwiających codzienne życie, obserwator szybko zmieniającego się rynku tech, nurek, maniak wysokiej rozdzielczości i telewizorów.

paweloko