Czy biura mogą funkcjonować bez drukarki?
Szybka odpowiedź na tak postawione pytanie brzmi: nie bardzo. Mimo postępującej digitalizacji (sama, od lat pracując zdalnie, obywam się bez tego sprzętu), dokumenty papierowe wciąż pełnią istotną rolę w świecie biznesu. Jednak w ostatnich latach rola drukarek trochę się zmieniła.
Jak podkreśla Katarzyna Idzkiewicz z firmy Brother, wydrukowane dokumenty były i nadal są nieodłącznym elementem wielu procesów formalnych. Nadal istnieją sytuacje, w których to właśnie drukowane materiały są wymagane, jak np. umowy, raporty finansowe czy dokumenty urzędowe. Niemniej również sektor biznesowy i czynności na linii obywatel – firma – administracja ulegają postępującej cyfryzacji. Dobrym przykładem z naszego lokalnego podwórka jest aplikacja mObywatel. To powoduje, że wielu przedsiębiorców może zadawać sobie pytanie, czy biuro może funkcjonować bez drukarki?
Idzkiewicz podkreśla, że rola drukarek ulega zmianie – szczególnie że posiadają one obecnie bardzo pomocne funkcje. Urządzenia drukujące są bardziej zaawansowane technologicznie, oferują możliwość wydruków w jakości zbliżonej do druku offsetowego, skanowanie, kopiowanie, a także bezpośrednie przesyłanie dokumentów do chmury czy integracji z systemami zarządzania materiałami. Warto podkreślić rolę digitalizacji zasobów przy pracy rozproszonej, zwłaszcza że w erze cyfrowej, firmy coraz częściej decydują się na przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej.
Dzięki temu pracownicy bez względu na swoją lokalizację mogą wykonywać służbowe zobowiązania i mieć dostęp do zasobów organizacji. W tym kontekście skanery odgrywają kluczową rolę, umożliwiając przekształcenie materiałów papierowych w wersję cyfrową, co ułatwia zarządzanie danymi, ich wyszukiwanie i udostępnianie. Tworzenie cyfrowych wersji dokumentów jest bardzo ważne nie tylko z perspektywy nowego modelu współpracy, ale również przy budowaniu bezpieczeństwa biznesu. Nowoczesne urządzenia wielofunkcyjne chronią firmę przed cyberzagrożeniami – zmniejszając podatność na ataki poprzez ograniczenie dostępu użytkownika oraz uprawnień na poziomie urządzenia. Dodatkowo te rozwiązania umożliwiają ochronę integralności rozwiązania w tym: wykrywanie włamań, bezpieczny rozruch, cyfrowo podpisane oprogramowanie sprzętowe i szyfrowane połączenia typu end-to-end.
Ochroną objęte są również przetwarzane dokumenty poprzez szyfrowanie, zabezpieczenia pamięci masowej oraz rozwiązania w zakresie bezpiecznego drukowania. Materiały są szyfrowane podczas przesyłania danych drukowania z komputera do urządzenia za pomocą szyfrowania SSL/TLS, które zapewnia bezpieczeństwo danych i uniemożliwia ich odczytanie.
Nowoczesne rozwiązania pozwalają na sprawny i intuicyjny wydruk oraz bezpieczne zarządzanie danymi. Warto jednak podkreślić, że wydajne funkcjonowanie drukarek i skanerów wymaga odpowiedzialnego podejścia do eksploatacji. Wybór odpowiednich tonerów lub tuszy, jest kluczowy dla zapewnienia niezawodności i trwałości sprzętu. Ponadto, coraz większą popularność zdobywa temat recyklingu urządzeń oraz regeneracji tonerów, co nie tylko przyczynia się do zmniejszenia kosztów, ale także ma pozytywny wpływ na ekologię, zmniejszając ilość odpadów. Przy wyborze urządzeń do wyposażenia siedziby firmy, warto szukać rozwiązań wspierających ochronę środowiska. Decydując się na trwale i wydajne rozwiązania oraz przestrzegając terminów przeglądów – przedłużamy życie rozwiązania, ale również generujemy realną oszczędność z perspektywy organizacji. Warto wybierać sprzęty, które umożliwiają wymianę modułową, dzięki czemu ewentualna naprawa przebiega sprawnie, i może on dłużej służyć w organizacji.
Rola drukarek ewoluuje, nie oznacza to, że biura mogą całkowicie zrezygnować z drukarek i papieru. Nadal istnieją sytuacje, w których dokumenty papierowe są niezbędne, a drukarki i skanery są nieodłącznym elementem procesu zarządzania materiałami. Kluczem jest jednak wdrażanie rozwiązań, które pozwolą firmie dynamicznie się rozwijać i umożliwią cyfryzacje zasobów. Możemy osiągnąć równowagę między tradycyjnym i cyfrowym światem biznesu, zapewniając efektywność, wydajność oraz dbając przy tym o środowisko.
