Zarządzanie małym zespołem lub rodziną
Przez ostatnie tygodnie przedstawiałem różne sposoby na prowadzenie jednoosobowego zespołu, potocznie zwanego Ty. W tym wydaniu zajmiemy się ogarnięciem małego zespołu lub rodziny. Zaprezentuję, jak tablice Kanban mogą ułatwić komunikację i zredukować powstające napięcia.
Kanban to prosta metoda zarządzania, którą opisywałem jakiś czas temu. Idealnie nadaje się do zarządzania zespołami czy rodziną. Prezentowane przykłady będą wykorzystywały Trello, ale można także użyć fizycznej tablicy lub innych programów.
Trello jest prostym, darmowym programem. Dostępny jest na iOS, Android i w formie strony internetowej. Największym jego plusem jest możliwość nieograniczonego zapraszania ludzi do konkretnych tablic.
Zespół
Zarządzanie zespołem stało się tematem niejednej książki. Chyba najpopularniejsze aktualnie metody to Agile i Scrum. Nadają się one do dużych projektów w dużych zespołach, lecz stają się zbyt skomplikowane i czasochłonne, gdy przechodzimy do małych kilkuosobowych grup. Kanban z jednej strony jest prostszą metodą, a z drugiej – także pozwala na szybkie zorientowanie się, na czym stoimy i gdzie pojawiają się wąskie gardła.
Budowę tablicy naszego zespołu rozpoczynamy od stworzenia kolumny Backlog. To w niej umieszczamy wszystko, co mamy do zrobienia. Na tym etapie możemy przypisać etykiety poszczególnym zadaniom. Etykiety to jeden ze słabszych punktów Trello. O ile nie ma żadnego ograniczenia co do ich ilości, o tyle mamy do wyboru tylko dziesięć kolorów, które możemy im przypisać. Jako że swoje doświadczenie czerpię z IT, a dokładnie z webdewelopmentu, to przykładowy zespół będzie grupą freelancerów pracującą w tej dziedzinie.
Po tej krótkiej dygresji powróćmy do tematu etykiet. Załóżmy, że nasz projekt to stworzenie aplikacji internetowej. Nasz zespół składa się z programisty backendu, grafika/programisty frontendu w jednej osobie i samego klienta. Ot, taki znany mi z własnego podwórka zespół. W takim przypadku możemy utworzyć zestaw czterech etykiet: frontend, backend, planowanie, projekt graficzny. Określają one zakres prac lub, w przypadku „planowania”, etap.
Następnie każdej osobie wydzielamy kolumny. Te osobowe kolumny należy traktować jako listę zadań, które dany członek zespołu podejmuje się zrobić dzisiaj. Kolejna kolumna to „robione”. To tutaj trafiają karty z aktualnie wykonywanymi zadaniami. Po ich zakończeniu przenosimy je do kolumny „weryfikacja”. Celem tego etapu jest przeanalizowanie wykonanych elementów strony z klientem. Upewnienie się, że spełniają jego oczekiwania. Po zatwierdzeniu zadania zostają przeniesione do ostatniej kolumny „zrobione” i tam pozostają.
Dlaczego tak ważne jest pozostawienie zadań w kolumnie „zrobione”? Odpowiedź jest bardzo prosta. W pierwszych dniach projektu to lewa strona jest pełna zadań, które stopniowo przechodzą na prawą stronę naszej tablicy. Widok coraz pełniejszej skrajnie prawej kolumny działa motywująco. Przypomina nam o przebytej drodze i liczbie już wykonanych zadań.
Nasuwa się Wam zapewne jeszcze jedno pytanie: dlaczego stworzyłem specjalną kolumnę dla klienta? Chcąc nie chcąc, w każdym tego typu projekcie klient też ma jakieś zadania. Przykładowo, dostarczyć wytyczne co do kolorystyki strony czy materiały do wprowadzenia na nią, takie jak logo. Drugi powód to komunikacja z klientem. Za pomocą tej kolumny można prowadzić dyskusje. Zadać pytanie w postaci karty i otrzymać odpowiedź w komentarzu.
Podany przykład dotyczy tworzenia strony. Wiadomo, że nie będzie się sprawdzał w każdym przypadku. Stworzenie tablicy Kanban, która będzie się sprawdzała w Waszym zespole, jest stosunkowo proste. Proponuję zacząć od kartki papieru i rozpisania przepływu zadań. Część wspólna, która powinna się znaleźć na każdej tablicy, to backlog, listy pojedynczych osób i robione. Tablica ma na celu reprezentowanie statusu zadania i w adekwatny sposób należy nazywać kolumny. Można też wprowadzić kolumnę „oczekujące”, do której będą trafiały zadania zablokowane z tych czy innych powodów. W takim przypadku ważne jest, by w komentarzu napisać powód, a do etykiet dodać członków zespołu. Pozwoli to na szybką identyfikację wąskich gardeł i poprawę funkcjonowania zespołu.
Przykładową tablicę w Trello można zobaczyć tu.
Rodzina
Wbrew pozorom prowadzenie rodziny nie różni się za bardzo od prowadzenia zespołu. Tak samo jak w poprzedniej sekcji tworzymy backlog, kolumny pojedynczych osób, „robione” i „zrobione”. Dodajemy też dodatkową kolumnę „oczekujące”.
Etykiety dzielimy na dwie grupy. Pierwsza związana z zakresem, na przykład: dom, sklep, druga grupa to etykiety przypisane do każdej osoby. Przepływ zadania jest podobny jak w przypadku zespołu. Proponuję jednak archiwizować kolumnę raz na tydzień lub miesiąc. Druga sprawa – taka tablica będzie o wiele wygodniejsza, jeżeli będzie faktyczną fizyczną tablicą umieszczoną gdzieś na ścianie w domu, można nawet wykorzystać front lodówki.
Tablice personal Kanban idealnie nadają się do ogarnięcia zadań tam, gdzie podstawę stanowi współpraca. Narzędzi do nich jest wiele – ja polecam albo Trello, albo faktyczne fizyczne tablice. Osobiście nie stosuję tej metody, dzieci mam jeszcze na to za małe, a mój współpracownik, Angelika, preferuje pracować z Bullet Journal. Może kiedyś uda mi się ją przekonać na dłużej do tablic w Trello.
Krzysztof Stambuła
Gdyby wiek był levelem, miałbym lvl 37. Na co dzień jestem webdeveloperem, ale robię też questy poboczne jako gracz i geekowaty ojciec. Wielki mały fan Microsoftu.
