Pomodoro
Pomodoro to technika opracowana przez Francesco Cirillo w latach osiemdziesiątych ubiegłego wieku. Autor, żeby zmusić się do nauki w trakcie studiów, używał kuchennego minutnika, który miał kształt pomidora. Stąd, jak zapewne się domyślacie, pochodzi nazwa. Pomodoro to chyba jedna z najpopularniejszych technik zmuszania się do pracy, zarazem obrosła w sporą liczbę błędnych praktyk.
Czym nie jest?
Pomodoro nie jest techniką zarządzania czasu, ba! nawet nie służy do organizowania list czy decydowania o tym, co jest ważniejsze. Do tego radzę stosować GTD i metody takie jak 20/80 czy macierz Eisenhowera. Jak już wspomniałem na wstępie, Pomodoro ma nam pomagać w zabraniu się do pracy i skupieniu na niej.
Pomodoro w dużym skrócie
Pomodoro to nazwa jednostki czasu. Autor sugeruje 25 minut, ale można stosować inne przedziały. Przed rozpoczęciem Pomodoro wybieramy jedno zadanie z listy zadań, ustawiamy minutnik na wybrany przedział czasu i do roboty. Dopóki zegar tyka, nie robimy nic innego, jak tylko to jedno zadanie. Po tym okresie robimy 5 minut przerwy i wracamy na kolejne 25 minut do pracy. Po czterech takich sesjach zasłużyliśmy na dłuższą przerwę: 15 minut. To właśnie prostota tej metody sprawiła, że stała się taka popularna.
Kążdą sesję Pomodoro można rozbić na trzy etapy:
- przygotowanie,
- pomodoro,
- przerwa.
Przygotowanie
Wspominałem, że Pomodoro nie jest metodą zarządzania listą zadań, ale częściowo odbija się na niej. Zadania na naszej liście nie powinny przekraczać czterech pomodoro. Jeżeli zatem konkretne zadanie zajmie nam więcej niż dwie godziny, powinniśmy je rozbić na mniejsze. Jest to uniwersalna prawda, niezależnie od tego, czy stosujemy Pomodoro, czy nie. Zadania dłuższe niż dwie godziny zajmują zbyt dużo czasu i powodują spadek naszych chęci do pracy. Mamy wrażenie, że robimy to już wieki, a postępu dalej nie ma. Samo przygotowanie list zadań też nie powinno być częścią Pomodoro.
A co jeżeli zadanie zajmie mniej niż 25 minut? Takie zadania powinniśmy pogrupować i wykonywać je razem. Przykładowo odpisywanie na maile możemy zgrupować i poświęcić im jedno pomodoro.
Pomodoro
Jedno pomodoro trwa 25 minut, ale nie musi. Możemy stosować własne przedziały. Szkolny, 45 minut – nie ma sprawy, tak samo z akademickim – półtorej godziny. Krótsze raczej nie mają sensu. Proponuję przez tydzień czy dwa używać 25-minutowych sekcji i po tym okresie zastanowić się, czy je zmienić.
W trakcie pomodoro skupiamy się na jednym i tylko jednym zadaniu. Brzęczy Twitter i Facebook – zignorować, zamknąć, wyciszyć. Dzwoni telefon – jeżeli to nie jest nic bardzo, ale to naprawdę bardzo ważnego, oddzwonić po pomodoro.
Wiadomo, że życie nie jest idealne i zawsze znajdzie się ktoś lub coś, co nam przeszkodzi w pracy. W takim przypadku przerywamy pomodoro, zapisujemy na kartce lub w aplikacji wszelkie nowe zadania. Nastawiamy minutnik ponownie na 25 minut i wracamy do zadania, które robiliśmy wcześniej.
Po skończonym cyklu stawiamy kreskę lub w jakiś inny sposób zapisujemy poświęcone jedno pomodoro na zadanie i po przerwie je kontynujemy albo przechodzimy do następnego zadania.
Przerwa
Przerwa w Pomodoro to najważniejszy element. Pomiędzy pojedynczymi sesjami stosujemy pięciominutowe przerwy, a po czterech sesjach dłuższą, 25-minutową. Ich cel jest jeden: dać odpocząć umysłowi. Dlatego też w trakcie przerwy nie powinniśmy sprawdzać poczty, Twittera czy Facebooka. Najlepiej wstać od biurka i przez pięć minut patrzeć przez okno, nie myśląc o niczym.
Jeśli nie będziemy stosować się do tych rygorystycznych zasad, szybko zauważymy, że całość Pomodoro się nie sprawdza i sprawia wrażenie sprintu po liście zadań. Przerwy dają naszemu organizmowi odpocząć, zregenerować siły. Zapobiegają szybkiemu wypaleniu.
Dlaczego to działa?
Technika Pomodoro pomaga walczyć z prokrastynacją, z tymi strasznymi zadaniami, które wiszą na naszej liście od wieków. Poświęcę na nie tylko 25 minut i pójdę robić coś, co mnie bardziej interesuje. Nim się obrócimy, okazuje się, że już po sprawie. Wszystko zrobione. Poza walką z prokrastynacją, walczy też z inną chorobą naszego społeczeństwa: wielozadanowością.
Drugi efekt tej techniki, trochę uboczny, to skrupulatne mierzenie, ile czasu poświęcamy na zadanie. W ten sposób w przyszłości będziemy stopniowo coraz lepiej dobierać potrzebny nam czas.
Aplikacje
Aplikacji do Pomodoro jest mnóstwo, są nawet listy zadań z wbudowanymi minutnikami. Przy wyborze programu sugerowałbym taki, który pozwala na włączenie dźwięku tykania w trakcie pracy. Tak, działa to dokładnie tak samo, jak słynny eksperyment Pawłowa z psami. Dźwięk tykania jest bodźcem dla naszego umysłu i pomaga mu w skupieniu.
Niestety, mimo że metoda jest prosta, wymaga pewnego ćwiczenia. Szczególnie w mówieniu „nie teraz”, zarówno sobie, jak i innym. Często też wytyka się, że powoduje pędzenie po liście zadań i spowodowane przez to wykończenie na koniec dnia. Tak jak mówiłem, radą na to są prawidłowo wykonane przerwy. Ostatni zarzut kierowany wobec niej to przerywanie toku myślowego i – owszem – tak jest, ale po pięciu minutach patrzenia przez okno nie ma problemu w przypomnieniu sobie „co to robiłem”.
Polecam sprawdzić tę technikę przez tydzień, dwa, szczególnie przy tych nudnych i żmudnych zadaniach, za które nigdy nie umiemy się zabrać.
Krzysztof Stambuła
Gdyby wiek był levelem, miałbym lvl 37. Na co dzień jestem webdeveloperem, ale robię też questy poboczne jako gracz i geekowaty ojciec. Wielki mały fan Microsoftu.