Czas odmierzony
To już prawie 3 tydzień jak mieszkam w Irlandii. Na wsi, takiej z krowami za oknem. Czas płynie tu trochę inaczej. Wolniej, dużo wolniej. Co nasunęło mi pomysł na temat dzisiejszego tekstu: czas i jak go mierzyć.
Wszyscy wiemy, że najłatwiej czas mierzy się zegarkiem. W końcu do tego zostały stworzone, ale w dzisiejszej dobie cyfrowego życia, zmieniającego się w rytm jego bicia, to już za mało. Potrzeba nowych narzędzi, które będą wskazywały nam, kiedy jesteśmy faktycznie produktywni, a kiedy tylko wypełniamy dzień. Do tego typu zadań używam dwóch rozwiązań: Toggl i Rescue Time.
Toggl
Toggl jest bardzo prostym narzędziem mierzącym czas poświęcony na pojedyncze zadania lub projekty. W wersji darmowej dostajemy wszystko, co nam potrzebne. Łącznie z aplikacjami na wszystkie platformy (no dobra, na Windows 10 Mobile nie ma, ale kto by się tym przejmował).
Zasada działania jest bardzo prosta. Wpisujemy zadanie, które aktualnie wykonujemy w odpowiednie pole. Klikamy start. Jak skończyliśmy lub przerwaliśmy wykonywanie danego zadania – klikamy stop. Poniżej timera pojawia nam się log z dodanymi wpisami i suma zmierzonego czasu w danym dniu. Na stronie mamy dodatkowo opcję tworzenia raportów. Dzięki temu możemy sprawdzić, ile czasu poświęciliśmy danemu projektowi czy klientowi.
Ja Toggla wykorzystuje trochę inaczej. Mam utworzonych tylko dwóch klientów: Prywatne i Praca. Dzięki temu w raportach mogę w prosty sposób określić, ile czasu poświęcam, której sferze życia. Projekty w moim przypadku to pojedynczy klienci. Zresztą, tak samo mam je zapisane w Wunderlist. W pole zadanie wpisuję tylko ogólnik opisujący, co teraz robię. Co prawda Toggl pozwala na „kopiowanie” treści zadań z różnych aplikacji do list (tak by tu i tu brzmiały tak samo), ale wymaga to korzystania z dodatku do Chrome’a i webowej wersji Wunderlist.
Kolejny, całkiem nowy ficzer, Toggla to możliwość śledzenia tego, jakie aplikacje były uruchomione w czasie, w którym był włączony timer. Niestety, jest to bardzo proste rozwiązanie i w zasadzie nie da się z niego wyciągnąć żadnych wniosków. W tym miejscu na scenę wchodzi Rescue Time.
Rescue Time
Rescue Time jest aplikacją, która mierzy czas spędzony w aplikacjach, a po dodaniu rozszerzenia do przeglądarki także stron (bez dodatku też to robi, ale nie tak szczegółowo). Całość dzieje się w tle. Bez jakiejkolwiek naszej ingerencji.
Korzystanie ze strony czy aplikacji jest kategoryzowane w dwojaki sposób. Z jednej strony według tego, jak bardzo produktywne lub nie coś jest (Productivity Score). Tu mamy pięciostopniową skalę. Od bardzo produktywne do bardzo nieproduktywne. Drugi sposób grupowania to według zastosowania i tak przykładowo możemy tu zobaczyć „social networking”, „communicating and scheduling”. Na starcie popularne aplikacje mają już przypisane swoje kategorie, więc praktycznie nic nie stoi na przeszkodzie, żeby zaraz po zainstalowaniu zapomnieć o niej na cały dzień i wrócić do niej wieczorem. Jedyne co wymaga naszego ustawienia to alerty, ale o tym za chwilę.
Tak, jest to jedna z tych aplikacji, do których zagląda się raz na dzień, tydzień. Co ciekawego z niej można wyciągnąć? Przede wszystkim nasz Productivity Score. To prosty współczynnik określający, ile procentowo czasu poświęciliśmy na rzeczy w kategorii produktywne lub bardzo produktywne.
Kolejna bardzo przydatna funkcja to alarmy. Alarmy możemy tworzyć na podstawie czasu poświęconego w danej kategorii aplikacji lub produktywności, lub samych aplikacji. Dzięki temu, jeżeli chcemy ograniczyć nasz czas spędzony w sieciach społecznościowych, to Rescue Time nam w tym pomoże.
Zrobiłem sobie dodatkowo dwie integracje ze Skype’em. W IFTTT ustawiłem przepis, który uruchamia się, gdy jest gotowy dzienny raport i wysyła mi go do odpowiedniej rozmowy na Skypie.
Druga integracja wywołuje się, gdy uruchomi się którykolwiek z alertów.
Po co to wszystko
Po pierwsze do rozliczenia z klientami, a dokładnie do określenia, czy przygotowana wycena była trafna. Większość projektów wyceniam na podstawie oszacowanego przeze mnie czasu, jaki będę musiał na niego poświęci. Toggl daje mi historyczny wgląd w to, ile pewne rzeczy zajmują czasu, a to przekłada się na dokładniejsze wyceny. Drugie jego zastosowanie to określenie, ile czasu poświęcam na wykonywanie często powtarzanych czynności, jak sprzątanie czy tworzenie tekstów do Weekly. Pomaga to w dokładniejszym planowaniu dnia.
Rescue Time zaś spełnia inna funkcję. Kontrolną. To za jego pomocą określam, czy dzień był produktywny, czy poleciałem w kulki. Dodatkowo mam ustalone alerty:
- minimum dziennie pięć godzin w kategorii „Bardzo produktywne”,
- maksimum dziennie trzy godziny w kategorii „Bardzo nieproduktywne”
Na koniec ostateczny powód używania kombinacji obu rozwiązań. Jak wiecie, bardzo lubię wszelkie zagadnienia dotyczące produktywności, a także z nią eksperymentowanie. Taki szczegółowy pomiar czasu jest jak ważenie się i liczenie kalorii w sporcie. Daje nam wgląd w to, czy wprowadzone zmiany faktycznie są skuteczne, czy to tylko efekt placebo.
Pochwalcie się, jak wy śledzicie swój czas i jakich narzędzi do tego używacie.
Krzysztof Stambuła
Gdyby wiek był levelem, miałbym lvl 37. Na co dzień jestem webdeveloperem, ale robię też questy poboczne jako gracz i geekowaty ojciec. Wielki mały fan Microsoftu.