Produktywnym być, gdzie zacząć?
Każdy z nas chciałby być ninją produktywności. Mieć więcej czasu na wszystko i skończyć z gonieniem deadlinów. Dzisiaj zaprezentuję kilka technik, a w przyszłości przyjrzymy się ich elementom z bliska.
Na wstępie mała uwaga. Systemów produktywności jest prawie tyle, ile aplikacji na iOS. Skupię się tylko na trzech najważniejszych nurtach. Opiszę je dość skrótowo i z pewną dozą uproszczeń, a na koniec wyjaśnię, skąd tyle różnych metod i dlaczego powinieneś stworzyć własną.
Get Things Done
Metoda stworzona przez Davida Allena w latach dziewięćdziesiątych ubiegłego wieku. Mimo tylu lat i rewolucji cyfrowej nie straciła na ważności. Na całość systemu składa się kilka kluczowych nawyków.
Po pierwsze zapisywanie wszystkiego i mam tu na myśli wszystkiego. GTD wprowadza ideę otwartych pętli, czyli ogółu tego, co podjęliśmy się zrobić, od wstawienia prania po skończenie tego dużego projektu na wczoraj. Siedzi nam to w głowie i nas rozprasza. Nasz umysł ciągle nam przypomina o każdym zadaniu bez rozróżnienia na to, co ważniejsze. Każde takie zadanie powinniśmy zapisać na kartce papieru lub w aplikacji do listy to-do. Taka lista stanowi naszą Skrzynkę Spraw Przychodzących.
Drugi nawyk to cykliczne opróżnianie tej skrzynki. Proces czyszczenia jest dość prosty. Przyglądamy się każdej sprawie i zadajemy sobie serię pytań:
- Czy zajmie to więcej niż 2 minuty? Jeżeli nie, to zrób to od razu, będziesz miał to z głowy. Można pójść nawet o krok dalej i jeszcze przed zapisaniem do Skrzynki zadać sobie to pytania i wykonać takie krótkie zadanie.
- Czy do wykonania zadania potrzebny jest więcej niż jeden krok? Zadania, na które składają się pomniejsze kroki, to Projekty. W takim przypadku tworzymy oddzielną listę i zapisujemy wszystkie kroki, jakie po kolei musimy wykonać, by osiągnąć cel. Takiego planu nie należy traktować jako wiążącego i jedyny sposób na dotarcie do celu. Raczej jako wyznaczenie drogi na szczyt przed wybraniem się w góry.
- Czy powinienem zrobić to ja, czy lepiej przekazać to komuś? Odpowiedź na to pytania jest bardzo trudna i dużo ludzi wychodzi z założenia „ja to zrobię lepiej”. W tym momencie należy się zastanowić, czy czas poświęcony na wykonanie tego jednego zadania, nie byłoby spożytkować lepiej gdzie indziej.
Jak często to robić? Wszystko zależy od tego, jak szybko się wypełnia tak skrzynka. Ja preferuję codzienne przeglądanie, ale jak zrobimy to raz na tydzień, też będzie okej. Ważne, żeby za każdym razem opróżnić ją do końca. Żadne zadanie nie może trafić z powrotem do Skrzynki.
Ostatni ważny element to cykliczne przeglądy całości. David Allen sugeruje cotygodniowe, na przykład w niedzielę. Ich celem jest pielęgnacja systemu, dokładnie tak samo, jak robimy to z ogrodem. Dodatkowo, takie pochylenie się nad wszystkim, co dzieje się w naszym życiu, pozwala nam na określenie, gdzie jesteśmy i czy nadal zmierzamy tam, gdzie chcielibyśmy być.
Aplikacji pozwalających na implementację tego systemu jest mnóstwo. Osobiście polecam sprawdzić dwie: Todoist i Nozbe. Obie oferują miesięczny okres próbny wersji premium. Todoist jest tym, który ma bardziej swobodną formę, a Nozbe jest bardziej zgodny z tradycyjną wersją GTD.
Get Things Done spotkał się też z dużą doża krytyki. Z pozoru prosty system można bardzo łatwo skomplikować, a całość może sprawiać wrażenie niekończących się list. Osobiście polecam zapoznać się z książką „Get Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności” i ocenić samemu.
Bullet Journal
To metoda opierająca się o notatnik. Tak, klasyczny papierowy notatnik, najlepiej z tasiemką, albo dwiema. Stworzył go Ryder Carrol. Prowadzenie dziennika według jego systemu jest dość proste.
Zaczynamy od ponumerowania kilkudziesięciu pierwszych stron, a następnie na górze pierwszej z nich piszemy „spis treści”. Przeznaczamy na niego cztery do sześciu pierwszych stron i zostawiamy je puste. Po spisie treści tworzymy dwie strony przeznaczone na harmonogram danego miesiąca. Na lewej stronie wypisujemy pod sobą kolejne dni danego miesiąca i uzupełniamy je zaplanowanymi wydarzeniami (wizyty u lekarza, spotkania, urodziny) na prawej stronie wypisujemy wszystko, co musimy zrobić w danym miesiącu. Taki zrzut wszystkiego, co mamy w głowie (tak, tak dokładnie tak samo, jak w GTD). Umieszczamy w spisie treści nazwę miesiąca i numer stron, na których się zaczyna.
Na następnej stronie zapisujemy dzisiejszą datę i nazwę dnia. Następnie przechodzimy do wprowadzania zadań, wydarzeń i informacji potrzebnych nam bądź napływających w ciągu dnia. Klucz do wprowadzania tego wszystkiego jest bardzo prosty. Każde zadanie do wykonania zaczynamy od kropki. Po wykonaniu kropkę zmieniamy w krzyżyk. Kółkiem oznaczmy wydarzenia w danym dniu, a od myślników zaczynamy luźne myśli (na przykład, pomysł na miejsce kolejnego wakacyjnego wyjazdu).
Pod koniec dnia lub z samego rana przeglądamy listę z poprzedniego dnia i przetwarzamy to, co na niej zostało. Tak samo, jak w GTD, przechodząc od zadania do zadania, podejmujemy pewne decyzje. Czy mamy w ogóle zamiar to wykonać? Nie, przekreślamy całość. Czy zrobimy to dzisiaj? Tak, z kropki robimy strzałkę w prawo i przepisujemy do dzisiejszej listy. Planujemy to zrobić kiedyś w tym miesiącu, kropkę przerabiamy na strzałkę w lewo i zapisujemy na naszej miesięcznej liście.
System strzałek stosujemy także na naszej liście miesięcznej. Strzałki tak naprawdę określają kierunek, w którym zostało przeniesione zadanie. Generalnie nie powinniśmy się cofać. To znaczy zadanie przeniesione z listy miesięcznej na dzisiejszą powinno przechodzić na następne dni tak długo, aż zostanie wykonane. Nie powinno wracać na listę miesięczną. Wyjątek stanowią zadania, które doszły w danym dniu. Notatnik mamy otwarty na danym dniu i to najlepsze miejsce, żeby je na szybko zapisać i zastanowić się, co z nim dalej zrobić, dopiero gdy na to przyjdzie czas.
Ostatnim elementem systemu są tak zwane kolekcje. To tu prowadzimy notatki dotyczące danego projektu lub listę filmów, które chcemy obejrzeć. Tworzenie kolekcji jest bardzo proste. Otwieramy notatnik na pierwszej pustej stronie i zaczynamy pisać, stosując ten sam klucz, co w przypadku tworzenia list na dany dzień. Gdy już skończymy notować, zapisujemy numery stron i tytuł kolekcji w spisie treści. Dzięki temu będzie nam łatwiej wracać do nich. Nie przejmujmy się zostawianiem miejsca „na przyszłość”. Może się okazać, że już nic więcej nie dopiszemy i zostanie nam w notatniku kilka niewykorzystanych stron. Lepiej po prostu pisać na pierwszych pustych stronach i dopisywać ich kolejne numery do spisu treści.
Jak widać Bullet Journaling to bardzo prosta i zarazem kompleksowa metoda na zorganizowanie siebie. Jedyne zastrzeżenie, jakie do niej miałem w moim okresie próbnym i zarazem powód, dla którego ją porzuciłem, to po prostu nie sprawdzała się przy prowadzeniu skomplikowanych projektów.
O tym, jaki notatnik najlepiej wybrać, napisała Angelika w swoim wpisie. Ja polecam kupić oficjalny notatnik do Bullet Journalingu. Ma już wydzielone miejsce na spis treści, ponumerowane i trzy tasiemki (wierzcie mi, jak zaczniecie BuJo, to stwierdzicie, że trzy tasiemki to must have).
Personal Kanban
Personal Kanban to bardzo wizualny sposób na ogarnięcie listy zadań. Pierwszy raz tablice Kanban pojawiły się w fabrykach Toyoty, gdzie używano ich do kontroli linii produkcyjnej i dostarczania komponentów w odpowiednim czasie, tak by nie było potrzeby zbyt dużego ich magazynowania.
Tworzenie systemu zaczynamy od tablicy. Tak, tej korkowej lub magnetycznej. Na niej tworzymy trzy kolumny: Backlog, Robione, Zrobione. Następnie na żółtych krateczkach zapisujemy wszystko, co mamy do zrobienia i przyklejamy w kolumnie Backlog. Możemy stosować różne kolory kartek do określenia kontekstu, przykładowo: żółte, zadania w domu, zielone, sprawy do załatwienia na mieście i tak dalej. To pierwszy etap wizualizacji. Zmierzenie się z ogromem tego, co jest do zrobienia. Następnie w kolumnie Robione, zaraz obok tytułu zapisujemy cyfrę, która będzie określać maksymalną ilość rozpoczętych zadań. Polecam zacząć od 3.
Wszystko już na miejscu, możemy brać się do roboty. Każde zadanie, które postanowiliśmy zacząć, przenosimy do kolumny Robione. Rozpoczętych zadań może być tyle, ile sami sobie ustaliliśmy. To drugi kluczowy element, obok wizualizacji, tego systemu: ograniczanie pracy w toku. Mamy tylko 24 godziny w dobie i dwie ręce. Możemy wykonać tylko określoną ilość zadań, a dzięki takiemu zabiegowi skupiamy się na tym, by je skończyć.
Gdy już skończymy jakieś zadanie, przenosimy je do kolumny Zrobione. To element wspomnianej wizualizacji. Kartki w tej części powinny wisieć, jak tylko mogą najdłużej. Dlaczego? Są swego rodzaju historią przebytej drogi i z czasem to ta kolumna będzie bogatsza w treść niż Backlog, motywując nas do dalszego działania.
Ostatnia zasada to: nie cofamy się. Przepływ zawsze powinien przebiegać od lewej do prawej. Oczywiście życie nie jest idealne. Są zadania, które wymagają odpowiedzi od kogoś albo czekają na spełnienie konkretnych warunków. Żeby poradzić sobie z tym problemem i nie blokować pracy, możemy wydzielić mała strefę Oczekujące, nadać jej limit ilości kartek w nim i przenosić tam zadania, które rozpoczęliśmy, ale z tych czy innych powodów nie możemy zakończyć. Przenoszenie tam, a nie do Backlogu ma dwa plusy. Po pierwsze, zadania te nie gubią się w morzu innych, a po drugie rzucają nam się w oczy, a tym samym przypominają nam o sobie.
Powyżej zaprezentowałem fizyczną wersję tego systemu. Istnieje też wiele cyfrowych rozwiązań. Osobiście polecam Trello. Jest najmilsze dla oka i dynamicznie się rozwija.
Własny system
Na wstępie wspomniałem, że istnieją dziesiątki, jak nie setki różnych systemów. Wynika to z faktu, że żaden system nie jest idealnie dopasowany do naszych potrzeb. GTD często zarzuca się, że nie wspiera kreatywności, a klasyczny Personal Kanban jest mało przenośny. Dlatego sugeruję poeksperymentować z różnymi metodami. Sprawdzić, co się sprawdza, a co nie i stopniowo dopasowywać system do siebie.
Proponuję zacząć od Get Things Done. Jak już zauważyliście, jego elementy przewijają się w innych systemach i jest swego rodzaju dziadkiem wszystkich systemów.
Krzysztof Stambuła
Gdyby wiek był levelem, miałbym lvl 37. Na co dzień jestem webdeveloperem, ale robię też questy poboczne jako gracz i geekowaty ojciec. Wielki mały fan Microsoftu.