Todoist i Evernote
Przez ostatnie dwa tygodnie prezentowałem Wam różne metody na to, jak stać się ninją produktywności. W tym wydaniu pokażę, jak ja to ogarniam. Potraktujcie to jako przykład, a nie gotowe rozwiązanie.
Programy
Jak już może zauważyliście w tytule tego tekstu, korzystam z dwóch programów: Todoist i Evernote. Dlaczego akurat te? Oba są dostępne na każdej platformie i integrują się z prawie wszystkim, niezależnie więc z czego korzystam, mam do nich dostęp. Trzeci element mojego systemu to notatnik wielkości kieszonkowej. Używam go do szybkiego zapisania tego, co pałęta mi się po głowie.
Główny punkt mojego systemu stanowi Todoist. To tu spędzam większość czasu.
Todoist
Od wielu lat praktykuje system oparty o GTD. Próbowałem Personal Kanban, ale mój umysł jest już wyćwiczony w myśleniu w innych kategoriach niż tablice. Po wielu próbach po prostu powróciłem do list i kontekstów. Przejdźmy więc do konkretów.
Na najwyższym poziomie mojego Todoista mam kilka głównych list. Tickler to specjalna lista. To trochę taki kalendarz z przypomnieniami. Trafiają tam zadania, które wymagają wykonania lub decyzji w określonym dniu, na przykład rachunki do opłacenia lub przypomnienia o zbliżających się urodzinach i potrzebie zastanowienia się nad tym, co kupić na prezent.
Osobiste – zawiera w sobie listy z wszystkim, co prywatne. To w nim znajduje się lista Dom, ze wszystkim, co trzeba zrobić wokół domu. Druga ważna lista to Rutyna, podzielona na trzy sekcje: tygodniowe, miesięczne, roczne. Trafiają tu wszystkie powtarzalne zadania.
Profesjonalne – zawiera wszystkie listy związane z pracą. Każda lista w tej części reprezentuje jeden projekt.
Rozwój osobisty – ta lista zawiera wszystkie moje cele życiowe i luźne pomysły, jak je osiągnąć.
Miasto – tutaj trafiają wszystkie zadania, które wymagają ode mnie wyjścia z domu. W jednym widoku mam zadania prywatne i związane z pracą, dzięki temu mogę je grupować i wykonać jedno przy okazji drugiego. Tak, szef nie ma nic przeciwko temu, że załatwiam sprawy prywatne w czasie „pracowym”. Jestem freelancerem, to jedna z zalet tego typu zatrudnienia.
A gdzie Kiedyś/Może tak mocno promowane w GTD? Każda lista ma sekcję Kiedyś/Może. W ten sposób zadania odłożone na później lub luźne myśli mają odpowiedni kontekst.
Etykiety
Stosuję bardzo prosty system etykiet, którego nie jestem autorem. Oryginalnie w GTD David Allen sugeruje stosowanie etykiet określających urządzenie, którego potrzebujemy do wykonania zadania i miejsce, w którym musimy być. W dobie mobilności i dostępności wszystkiego wszędzie ta metoda stała się już mało aktualna. Zestaw etykiet, który stosuję, to właściwie 1:1 ten zaproponowany przez Svena Fechnera w jego artykule A Fresh Take on Contexts. W dużym skrócie wygląda to tak:
- krótkie skoki – zadania, które zajmują 5–15 minut i nie wymagają zbyt dużo energii,
- śmierć mózgowa – dłuższe zadania (na przykład sprzątanie), niewymagające zbytniego myślenia czy koncentracji,
- pełne skupienia – zadania, które wymagają pełnej koncentracji,
- myślenie – dłuższe zadania, które wymagają od nas przemyślenia. Po co taka etykieta? Każdy z nas ma miejsca czy pory dnia, w których lepiej nam się myśli. Specjalne warunki, które wzmagają nasz tok myślowy,
- przesiadywanie – pod tą etykietą kryją się wszystkie zadania, które mogę wykonać przy okazji wspólnego przesiadywania. Googlanie, strony do przeczytania, szybkie poszukiwanie kolejnego kierunku na wakacyjny wyjazd trafiają właśnie tutaj,
- poranna rutyna – specjalna etykieta, dzięki której grupuję zadania związane z poranną rutyną.
Filtry
Filtry to chyba najcudowniejsza część Todoista, dzięki nim można osiągnąć bardzo wiele i to w tej sekcji spędzam większość dnia. Utworzone mam tylko trzy filtry:
- poranna rutyna – zadania o priorytecie 1 lub z etykietą „poranna rutyna”, które są przeterminowane lub na dzisiaj,
- rano – zadania o priorytecie 1 lub 2, które są przeterminowane lub na dzisiaj,
- po południu – zadania o priorytecie 1, 2, lub 3, albo przeterminowane, albo na dzisiaj.
Za chwilę przedstawię, dlaczego akurat tak, ale najpierw drugi składnik: Evernote.
Evernote
Evernote, jak zapewne wiecie, to bardzo zaawansowany program do tworzenia i katalogowania notatek. Notatki w nim umieszczone mam pogrupowane w następujący sposób:
- Inbox – wszystko, co tworzę, tu trafia w pierwszej kolejności. Dopiero potem jest tagowane i umieszczane w odpowiednim katalogu. Robię tak z prostego względu. Najpierw chcę wyrzucić z siebie wszystkie myśli, a dopiero potem zastanawiam się, gdzie powinny trafić;
- Prywatne – tu trafiają notatki związane z życiem prywatnym;
- Praca – wszystkie notatki dotyczące projektów w pracy;
- Przepisownik – tutaj kolekcjonuję przepisy. Evernote ma bardzo dobre wtyczki do wycinania stron internetowych, które pomagają w budowaniu kolekcji;
- Kiedyś/Może – wszelkie pomysły, które niekoniecznie teraz chcę lub mogę zrealizować;
- Templaty – folder zawierający templaty zarówno dla Evernote, jak i Todoist. Ten drugi przechowuje je w postaci plików csv.
Mój flow
Prezentacja systemu byłaby trochę bez sensu, gdybym nie pokazał, jak z tego wszystkiego korzystam w typowym dniu.
Dzień zaczynam od filtru „poranna rutyna” i wykonania po kolei wszystkich zadań oznaczonych tą etykietą. Następnie przechodzę do zadań oznaczonych priorytetem 1. Są to najważniejsze zadania, które tego dnia muszę wykonać. Wszystko inne jest nieistotne. Po oczyszczeniu tej listy przechodzę do filtru „rano”, a około godziny 14:00 przełączam widok na filtr „po południu”.
Zadania z priorytetami 2 i 3 są mniej ważne, nie mam psychicznego wymogu ich wykonania. Te z dwójką powinienem po prostu wykonać rano (głównie rzeczy związane z pracą), a te z trójką raczej po południu (głównie prywatne, okołodomowe zadania). Dzień kończę, przechodząc do zakładki „Dzisiaj”. W tym widoku mam wszystkie zadania, które zostały zaplanowane na dzisiaj lub się przeterminowały.
Dochodzące w ciągu dnia zadania zapisuję albo w podręcznym notatniku, o którym wspominałem na wstępie, albo od razu w Todoist dodaję do Inbox. Na koniec dnia przeglądam oba i je przetwarzam. Każdemu zadaniu nadaję etykietę zgodną z tym, co przedstawiłem wcześniej, nadaję mu priorytet, ustalam datę wykonania i umieszczam na odpowiedniej liście. Tak, dobrze zrozumieliście, każdemu zadaniu nadaję termin wykonania. Prawie każdemu – zadania kiedyś/może nie mają terminu. Całej reszcie nadaję termin według następującego klucza: dla zadań, które muszę wykonać jak najszybciej, ustalam jeden konkretny dzień w ciągu najbliższego tygodnia, jeżeli mogę to wykonać później, wybieram którąś niedzielę w ciągu dwóch miesięcy. Niedziela jest dla mnie specjalnym dniem, to wtedy robię większy przegląd całości i zadania zaplanowane na ten dzień są przesuwane na konkretne dni tygodnia.
Z Evernote sprawa wygląda trochę inaczej, w ciągu tygodnia wszystkie notatki trafiają do Inboxa i dopiero w niedzielę są odpowiednio tagowanie i przenoszone do odpowiednich katalogów.
Tak prezentuje się mój system. Jeżeli macie jakieś własne rozwiązania, pochwalcie się nimi w komentarzach. Czekam też na pytania.
Krzysztof Stambuła
Gdyby wiek był levelem, miałbym lvl 37. Na co dzień jestem webdeveloperem, ale robię też questy poboczne jako gracz i geekowaty ojciec. Wielki mały fan Microsoftu.