Przegląd tygodnia
David Allen mówi „jak nie robisz tygodniowego przeglądu, to nie robisz GTD w ogóle” i muszę się z nim zgodzić. Obok zwyczaju zapisywania wszystkiego jest to wspólny element dla wszystkich systemów – czy to GTD, czy to Personal Kanban. W mojej opinii każdy system bez tych dwóch nawyków nie ma racji bytu.
Ten codzienny
We wstępie piszę o tygodniowym przeglądzie, a tu nagle wyskakuję z codziennym. Ten przegląd ma być krótki, 30 minut maksymalnie. Służy tylko jednemu celowi: niezapchaniu listy zadań. Dzięki temu wszystko trafia na swoje miejsce i nie umknie nam tych parę krótkich zadań sprzed dwóch dni. Szczerze powiedziawszy, jeżeli w ciągu tygodnia nie przybywa nam zbyt dużo zadań, możemy go spokojnie pominąć.
U mnie wygląda to tak. Co wieczór robię szybki przegląd tego, co się dzieje na naszej liście zadań. Oczyszczam Inbox. Przenoszę zadania, których z tych czy innych powodów nie udało się wykonać. Upewniam się, że następny dzień jest wykonywalny.
Preferuję wieczór z prostego względu – stanowi to dla mnie psychiczny koniec dnia pracy, a z drugiej strony następny dzień mogę rozpocząć niejako na automacie.
Ten tygodniowy
Tygodniowy przegląd zajmuje trochę więcej czasu. Jest kompleksowym porządkowaniem tego, co dzieje się w naszym życiu i chwilą refleksji nad tym, dokąd zmierzamy. Możemy pominąć te codzienne porządkowania, ale raz w tygodniu powinniśmy przysiąść nad naszą listą zadań i zastanowić się nad tym, gdzie jesteśmy i dokąd zmierzamy.
Co i kiedy „przeglądać”?
Na pytanie „kiedy”, odpowiedź jest bardzo prosta: w niedzielę. Czy jesteśmy wierzący, czy nie, to dzień przeznaczony na relaks. Nie biegamy za zakupami, nie robimy porządków, właściwie to poza aktywnościami towarzyskim nic specjalnego na ten dzień nie planujemy.
Co przeglądać? Odpowiedź już nie jest taka prosta. Wszystko zależy od naszych preferencji i określonych celów. Istnieje kilka uniwersalnych prawd, które można zastosować do każdej osoby. Przede wszystkim powinniśmy uporządkować wszystkie Inboxy. Te w liście zadań, te mailowe i te fizyczne też. Kartki poprzypinane do lodówki, poczta, która do nas trafiła. Tygodniowy przegląd to moment, w którym to wszystko wprowadzamy do systemu. Skanujemy faktury. Evernote i Onenote mają bardzo dobre aplikacje do skanowania takich dokumentów za pomocą aparatu telefonu. Aktualizujemy kalendarze. Walające się ulotki bądź archiwizujemy, bądź zwyczajnie wyrzucamy do kosza.
Po ogarnięciu fizycznej części przechodzimy do cyfrowej. Porządkujemy wszystkie notatki i przeglądamy wszystkie zadania na liście zadań. Przy przeglądaniu list zastanawiamy się, czy zadania są jeszcze aktualne, może już je po prostu możemy usunąć, albo już je zrobiliśmy, tylko nie odhaczyliśmy na liście.
Planujemy tydzień. To chyba najtrudniejszy etap tego wszystkiego. To tu ustalamy, kiedy co zrobimy. Pamiętajmy, żeby priorytet nadać zadaniom, które są zgodne z naszymi, podkreślę naszymi, celami.
Na koniec pozostają już rzeczy mocno indywidualne. Możemy, przykładowo, poświęcić czas na przygotowanie planu treningu na przyszły tydzień lub ustalenie jadłospisu i powiązanej z nim listy zakupów.
Jak widzicie, przegląd tygodnia jest bardzo ważnym elementem. Jest swego rodzaju pauzą w życiu, która ma na celu określenie, gdzie jesteśmy i czy ciągle zmierzamy w dobrym kierunku. Przejściem z życia pasywnego, w którym to otoczenie narzuca nam kierunek, a my tylko dryfujemy, do aktywnego, w którym to my jesteśmy kapitanem u sterów.
Krzysztof Stambuła
Gdyby wiek był levelem, miałbym lvl 37. Na co dzień jestem webdeveloperem, ale robię też questy poboczne jako gracz i geekowaty ojciec. Wielki mały fan Microsoftu.
