Planowanie
Kobieta w delegacji

Anna Gabryś

1

Dodane: 7 lat temu

„Szykując się do bitwy, zawsze uważałem, że plan jest bezużyteczny, ale planowanie jest nieodzowne.” – Dwight Eisenhower. W pełni zgadzam się z amerykańskim generałem i prezydentem, a dodam jeszcze, że planowanie jest według mnie tym samym, co gonienie króliczka. Największą przyjemnością ze wszystkich, większą niż złapanie króliczka. Bo chodzi o to, by gonić go, by gonić go, by gonić go w sensowny sposób.

Ten artykuł pochodzi z archiwalnego iMagazine 4/2017

Planowanie zawiera w sobie zarówno myślenie o przyszłości, bo do niej bezpośrednio się odnosi, jak również o przeszłości. Przecież właśnie z minionych wydarzeń wyciągamy wnioski, żeby jak najlepiej przeprowadzić podobne działania w czasie, który dopiero nadchodzi. To, co się dzieje tu i teraz, czyli jedyny moment w czasie, gdy przeszłość i przyszłość się jednoczą, staje się dla mnie mniej ważna, bo wiem, czego mogę się spodziewać, dzięki dobremu planowaniu.

No pewnie, nie działa to tak idealnie – gdyby tak było, życie stałoby się mało interesujące. Siedzielibyśmy sobie z oczami utkwionymi w szklanych ekranach telefonów i przestalibyśmy cokolwiek przeżywać (ejże, niedaleko nam do tego!). Planowanie więc nie odbiera życiu smaczków, elementu zaskoczenia i niespodzianki, ale nadaje mu pewne ramy, struktury, które następnie można wypełniać, czym tylko się zechce. Już pomijam to, że gdy ramy zostają określone, można poza nie wychodzić, poszukując ekscytacji. Planowanie zatem to w pewnym sensie sztuka uzyskiwania balansu w życiu. Po ludzku i po normalnemu – poszukiwanie sensu.

Jestem kierownikiem projektów. Dla mnie planowanie (i skuteczne realizowanie) planów to esencja pracy. Metody stosowane profesjonalnie staram się jednak także wykorzystywać w życiu, szczególnie dlatego, że jestem kobietą w ciągłej delegacji. Wiąże się z tym konieczność właściwego zaplanowania czasu, w długim okresie i w krótkim.

Planowanie każdemu wychodzi inaczej. Jeden będzie lubił listy w stylu „to do”, na które bez względu na priorytet wpadają zadania i kolejno (lub nie) się je po prostu odhacza, nie do końca martwiąc się o ich rozkład w czasie. Inny planuje z ołówkiem w ręku, dokonując rozbioru wielkich zadań na mniejsze i zastanawiając się nad zależnościami między nimi. Co muszę zrobić, by za tydzień zaprosić przyjaciół na kolację? Zamówić zakupy z dostawą do domu (w załączniku lista zakupów). I tak dalej. Ja planuję na kalendarzu.

Po pierwsze w kalendarzu zaznaczam podróże. Chcę wiedzieć, że za tydzień będę w Paryżu, najbliższy weekend spędzę w Warszawie, potem mam wakacje, częściowo wyjazdowe. Staram się widzieć podróże na co najmniej dwa tygodnie do przodu.

Potem w te ramy wpisuję spotkania – prywatne czy służbowe. Widzę, że będę w Warszawie – piszę więc z tygodniowym wyprzedzeniem na Slacku iMagazine, kto ma ochotę iść na piwo lub inne dobra ze mną (Jasiek ma ochotę!). Wreszcie uzupełniam zwyczajnymi, powracającymi zdarzeniami – zakupy, fryzjer itd. – żeby o nich nie zapomnieć. Oj, tak. Zdarza mi się zapomnieć o codziennej rutynie – przypominam sobie intensywny czas w życiu, gdy co drugi dzień w moim kalendarzu wisiało zdarzenie „ogarnąć kuwetę” i nie, nie było to metaforyczne ogarnianie kuwety, ale naprawdę sprzątanie kuwety naszego Tuskota. W natłoku zdarzeń zdarzało mi się nie uzupełnić zapasów w lodówce i nie wyczyścić kuwety… Do tego celu, pamiętania o zdarzeniach zwyczajnych i nadzwyczajnych, służy mi kalendarz.

To jednak tylko jeden ze sposobów planowania – planowanie do przodu – dla mnie znakomity i skuteczny. Ale jest jeszcze jeden typ planowania, który bardzo lubię. To planowanie „wstecz”. Znam termin wykonania jakiejś pracy, na którą składa się wiele różnych elementów, każdy z nich jest uzależniony od poprzedniego czy od czynników zewnętrznych i jeśli nie dopełnią się etapy cząstkowe, nie osiągnę celu.

W takich sytuacjach zaczynam od ołówka i kartki papieru. Rozpisuję projekt. Dzielę go na elementy. Gdy prowadziłam projekty wydawnicze – znowu po ludzku mówiąc, „wydawałam książki” – wśród takich elementów były (to nie wszystkie elementy!) otrzymanie tekstu od autora, korekta, redakcja, zatwierdzenie projektu okładki, druk, a celem – data odbioru gotowego produktu z drukarni. Okładkę można projektować, mając od autora tylko konspekt, bez całego tekstu, ale redakcji nie zrobi się na tekście, którego nie ma. Za to prawa za granicę – znowu – można sprzedawać, mając tylko próbkę tekstu, jeden rozdział, na dodatek z zastrzeżeniem, że jeszcze niezredagowany (to się podoba agentom literackim, bo znaczy, że książka jest cenna, zanim zostanie napisana). Widząc wszystkie zależności, znając pożądaną datę wydania książki (np. na Boże Narodzenie), mogłam łatwo sprawdzić, czy mój plan się powiedzie, czy mam na to wszystko czas.

Tak samo robię w życiu. Takim „życiowym” projektem może być remont mieszkania (fliziarze nie wejdą do łazienki, zanim elektryk nie skończy), ale w projekt można „ubrać” nawet małe rzeczy – choćby przygotowanie uroczystego obiadu. Odpowiednie zaplanowanie umożliwi redukcję stresu (znacie to? Za dwie godziny przychodzą goście, a w domu nie ma ani jednej świeczki, którą można postawić na pięknie zastawionym stole albo – co gorsza – nie ma białego wina, a głównym daniem jest grillowany pstrąg faszerowany warzywami w ziołach). Zwykła lista zakupów to jest pierwszy krok, ale patrząc na obiad wstecz od momentu, gdy można wbić widelec w pstrąga, zdecydowanie łatwiej będzie ogarnąć całość. Choćby zaplanować, że w czasie, gdy pstrąg się piecze, przygotuję sos do sałaty czy pamiętać o tym, by otworzyć wino na dwie godziny przed degustacją, ażeby zdążyło pooddychać.

Planowanie jest ekscytujące – no pewnie, choć to nie jest największa ekscytacja w życiu, znam lepsze rzeczy, ale planowanie ma w sobie to „coś”. Lubię fazę planowania, lubię znajdywać zależności, doszukiwać się potencjalnego ryzyka i przeciwdziałać mu zawczasu. Chyba każdy kawałek mojego życia traktuję jak projekt, choć nie każdy mi dobrze wychodzi. Planuję nawet pisanie takiego tekstu jak ten odcinek serii Kobieta w delegacji. Zanim napisałam pierwsze słowa, wiedziałam, jak się skończy. Bo fazę planowania przedkładam nad fazę wykonywania. W moim wyobrażeniu tekst zaplanowany jest już wykonany i niekiedy muszę się zmusić, by od samej siebie wyegzekwować jego zapis – całą pracę umysłową już wykonałam, pozostała praca fizyczna, stukanie w klawiaturę!

Polecam zarówno planowanie do przodu, jak i wstecz. I paradoksalnie polecam wychodzenie poza plany. Nie przekraczanie terminów, ale traktowanie planów jako orientację w terenie. Wyznaczając na mapie trasę z punktu A do punktu B, zwykle dostajemy kilka opcji trasy; podobnie jest w projektach – do celu można dojść na kilka różnych sposobów, a plan ma umożliwić orientację.

O mały włos zapomniałabym o zakończeniu tego tekstu. W zakończeniu nie będzie o planowaniu, ale o tym, co w następnym numerze zaproponuje Kobieta w delegacji (tak, tak, dzisiaj, kończąc ten tekst, zaplanowałam już treść następnego). Za miesiąc, w majowym numerze iMagazine, przeczytacie o perfumach i mężczyznach w paryskim biurze, w którym pracuję, czyli tak naprawdę o różnicach kulturowych w miejscu pracy. Koniec pisania, pakuję laptop – za dziesięć minut boarding. Pisać tekst skończyłam zgodnie z planem: na lotnisku, przed odlotem.

Anna Gabryś

Byłam flecistką, wydawczynią, historyczką, muzealniczką. Jestem IT PM. Nie wiem, kim jeszcze zostanę. #piszęSobie #smartkultura #polszczyzna