Boksowanie się z czasem
Kalendarz to narzędzie produktywności, które w ostatnich latach coraz bardziej spychane jest na boczny tor. W tym wpisie pokażę Wam, że używane prawidłowo stanowi potężną broń przeciwko prokrastynacji.
Timeboxing
Zacznijmy od skali mikro, pojedynczego dnia. To tu większość z nas jeszcze posiłkuje się kalendarzem, wpisując w nim spotkania i dni urlopowe. A gdyby tak umówić się na spotkanie z naszymi zadaniami i zapisać je w kalendarzu?
Timeboxing to bardzo prosta idea zarządzania czasem. Polega na blokowaniu w kalendarzu godzin przeznaczonych na konkretne zadania lub projekty. Tak dosłownie, tak jak zapisujemy w kalendarzu spotkania, tak samo zapisujemy spotkania z naszymi projektami. Pamiętajmy też, żeby nie przesadzić i zostawić trochę czasu pomiędzy blokami. To tam będą wpadać te wszystkie zadania na wczoraj. Małe pożary, które muszą zostać natychmiast ugaszone.
Druga sprawa, nigdy tak naprawdę nie wiemy, ile zajmie nam zrobienie czegoś. Pozostawiając przerwy w kalendarzu, unikniemy zbędnego stresu i dajemy sobie trochę odpoczynku w ciągu dnia.
Motywy
Kolejna technika z wykorzystaniem kalendarza to motywy dnia. Dawno, dawno temu już o niej wspominałem. Każdemu dniu tygodnia przypisujemy motyw, czyli kategorię spraw, którymi w nim będziemy się zajmować. Następnie dopasowujemy nasze bloki czasu w danym dniu zgodnie z motywem.
Motywy nadają ton naszemu dniu. Przykładowo, możemy zgrupować spotkania w jeden dzień, np. poniedziałek (tak, to nieprzypadkowy dzień).
Co więcej, tak samo jak w ciągu dnia nasza energia spada, tak samo dzieje się w ciągu tygodnia. Najwięcej jej mamy w okolicach wtorku lub środy. Najmniej w poniedziałki i piątki.
Sezony
Rok podzielony jest na cztery pory, które mniej więcej zbiegają się z kwartałami. Te kwartały możemy wykorzystać do doprecyzowania naszych celów. W dużym skrócie sezon to motyw dnia w trochę szerszej skali, trzech miesięcy. Dzieli nasz całoroczny cel na cztery mniejsze etapy. Łatwiejsze do przełknięcia.
Przykładowo, chcąc rozpocząć swoją przygodę z blogowaniem, jeden kwartał poświęciłbym na tworzenie treści, następny na budowanie zasięgów, marketing, itp., a kolejny kwartał na nawiązywanie współpracy z firmami.
Dodatkowo stanowią one punkty kontrolne, pomagające nam określić, gdzie jesteśmy. O tym refleksyjnym spojrzeniu pisał szerzej Krzysztof Kołacz w swoim wpisie.
Kalendarz twórcy a menadżera
W światku produktywności jakiś czas temu pojawiła się prosta idea pokazująca różnicę w podejściu do zarządzania czasem w zależności od tego, czy jesteśmy twórcą, czy menadżerem. Oba kalendarze się różnią, ale w obu można wykorzystać zaprezentowane idee. Szczególnie jeżeli jesteś freelancerem i musisz przeskakiwać między obiema rolami.
Zaczniemy od menadżera. Jego kalendarz jest wypełniony spotkaniami, telefonami, szeroko pojętą komunikacją. Menadżer dzieli swój kalendarz w 30-minutowe bloki.
Twórca z drugiej strony to osoba, która tworzy coś, często z niczego. Proces twórczy niestety jest trudny do opisania i wrzucenia w ramy czasowe. Dlatego jeżeli jesteś twórcą, powinieneś blokować pół dnia lub cały na konkretne projekty. Twórcy stoją jeszcze przed jednym problemem, ich praca nie jest w żaden sposób zdefiniowana. Widzą tylko cel, a to co pomiędzy, jest mgliste. To kolejny powód, dla którego warto blokować dużo większe zakresy czasu.
Relaks
Tak, planujmy w kalendarzu czas na relaks. Podobno nawet Bóg siódmego dnia odpoczywał. To ten czas spędzony na robieniu wszystkiego, co bezproduktywne pozwala naszemu mózgowi odetchnąć, zrobić nowe połączenia i wpaść na nowe, świeże pomysły. Tak, właśnie dlatego to najlepsze pomysły przychodzą nam na chwilę przed snem, pod prysznicem lub załatwiając sprawę numer dwa w toalecie.
Dzisiaj zaprezentowałem Wam, jak od skali mikro (pojedynczego dnia) do skali makro (roku) blokować czas i dlaczego powinniśmy to robić.
Krzysztof Stambuła
Gdyby wiek był levelem, miałbym lvl 37. Na co dzień jestem webdeveloperem, ale robię też questy poboczne jako gracz i geekowaty ojciec. Wielki mały fan Microsoftu.