Pułapki GTD

Krzysztof Kołacz

5

Dodane: 9 lat temu

Jak my to lubimy. Mówić sobie: „Zrobię to!” Dopowiadać: „No, nie udało mi się, bo tego nie zapisałem”. Czytać: „Aby odnieść sukces, musisz zapisać to w czasie dokonanym”. No przecież! Pisać więc: „Nauczyłem się mówić po hiszpańsku”. Trzy miesiące później spoglądać na naszego iPhone’a, który przypomina o tym tasku. „Nauczyłem się”? Skoro tak, to sprawa załatwiona. A może nie? Gubimy się w gąszczu ekspertów, metod, narzędzi, przypominajek, a meritum nadal pozostaje nietknięte. Dlaczego boimy się prostoty?

Od dziś będę produktywny

Tekst ten opieram na własnych doświadczeniach oraz rozmowach z przyjaciółmi, którzy kiedyś zdecydowali się pójść ścieżką walki o swoją produktywność – w skrócie: o czas. Do napisania go zainspirował mnie też Paweł Hać, który popełnił miesiąc temu artykuł pt. „Nadmiar”. Zarządzanie czasem stało się w ciągu ostatnich pięciu lat modne, popularne, przynależne do hipsterstwa. I to bycie modnie poukładanym zaczyna nas gubić i mieć niewiele wspólnego z zarządzaniem czymkolwiek. Sam w tę pułapkę kiedyś wpadłem.

Gdy zaczynamy mówić o zapisywaniu sprawunków, przychodzi nam na myśl lodówka i poprzyklejane na niej żółte karteczki. Taki obraz jest w naszej świadomości od dawna. Wynalazł je, po szeregu eksperymentów z lepikami i spoiwami, w 1968 roku naukowiec z firmy 3M – doktor Spencer Silver. Karteczki Post-It upowszechniło zaś Hollywood. Były na wielkiej, różowej lodówce Smeg u każdej, amerykańskiej rodziny. Także w Polsce magnesy na lodówce miała większość z nas. Naturalne jest, że gdy weszliśmy w erę komputeryzacji, wszystko to przeniesiono do maszyn. Karteczki miały już, leciwe dziś, wersje OS X, miał je Windows Vista (o formie nie dyskutujmy). Potem, kiedy skoczyliśmy na dobre do internetu, trzeba było to wszystko zsynchronizować – ot, zrobiono więc wirtualną, korkową tablicę, do której można było przypinać notatki. Takich serwisów była masa. W końcu dziś żyjemy w erze „smart”, gdzie wszystko musi nam towarzyszyć na każdym kroku, a najlepiej dbać o to, abyśmy to my byli o krok przed nadchodzącym zadaniem. Smart społeczeństwo to królowie czasu, żyjący najczęściej w bezkrólewiu powiadomień.

Recepta wypisywana przez większość ekspertów brzmi następująco: zainstaluj, a najlepiej kup porządny i maksymalnie rozbudowany kombajn GTD (OmniFocus), Fantastical – bo to jedyny działający kalendarz, załóż koniecznie Evernote PRO, bebe miej do zakupów, RescueTime niech mierzy w tle twoją produktywność, Focus Bar niech Ci przypomina o tym, co masz aktualnie zrobić, koniecznie zainstaluj też Text Expander, bo po co pisać długie zdania, jak można wklejać szablony. No i oczywiście włącz powiadomienia! One dbają o Twój sukces. Aha, jeśli masz Apple Watch, to sprawdź, czy wybrane przez Ciebie usługi mają już aplikacje na zegarek. Najlepiej żeby miały, bo wówczas zyskujesz czas na niewyjmowaniu iPhone’a z kieszeni.

Tak uzbrojony możesz ruszać polować na czas!

Masz na sobie „taska”

W tym momencie chcę podkreślić, że dobre zarządzanie czasem jest potrzebne. I naprawdę ułatwia wiele spraw – tak w firmie, jak i w życiu. Granica, o której piszę, jest jednak gdzie indziej, a pułapki GTD mają wspólny mianownik: nasze realne potrzeby.

Można zainstalować sobie wszystkie wyżej wymienione aplikacje, a nawet więcej i używać ich jednocześnie. Wątpię, żeby ktokolwiek miał taką potrzebę, ale można. Można nie spać, nie rozmawiać z żoną i dziećmi, ale w pracy i na Twitterze mówić o sobie per „ekspert w dziedzinie zarządzania czasem”. Tylko kto naprawdę traci wówczas najwięcej z życia, hm?

Są trzy pułapki, w które sam kiedyś wpadłem i wnioskami z tego chciałbym się z Wami podzielić. Pierwsza nazywa się: „Masz na sobie taska”. Korporacje stosują rozmaite systemy zarządzania zadaniami. Bardzo popularnym stwierdzeniem jest tam wymienione przeze mnie zdanie. Problem zaczyna się, gdy chcemy te same systemy przenieść 1:1 do naszego życia prywatnego. Co jest dobre przy zarządzaniu setką osób, może być destrukcyjne względem partnerki, żony czy dwójki dzieci. I tak możemy dojść do momentu, w którym ten „wielki, zły task” będzie spędzał nam i najbliższym sen z powiek. „Nie kupiłeś masła, a było w To-Do-sach! I dlaczego źle wyestymowałeś czas potrzebny na te zakupy!?”. To najgroźniejsza z pułapek. Uważajcie na nią i nie wstydźcie się mówić po polsku. Nawet jak jest dłużej.

Druga pułapka jest bardziej ukryta. Jeśli korzystamy ze zbyt wielu źle dobranych narzędzi, możemy stać się ich niewolnikami. Cichymi niewolnikami. Pracujesz, idzie Ci dobrze, ale mimowolnie zerkasz na otwartą w tle listę zadań. Innym razem dodasz coś do Evernote – pomyślisz nad odpowiednim otagowaniem tej rzeczy. Chwilę później zastanowisz się, co by tu jeszcze dopisać do listy To Do. Robisz małe, trzy-, czterominutowe przerwy na zbędną analizę czegoś, co wcześniej już analizowałeś i zapisywałeś. Co masz zrobić i co zrobiłeś, aby oszczędzić czas. Brzmi pokrętnie? Oto pułapka zwana zakrzywioną rzeczywistością. Jednocześnie mamy poczucie, że oszczędzamy czas – tracąc go. Może to doprowadzić nie tylko do utraty pracy, kontaktu z przyjaciółmi i rodziną, ale nawet do poważnej choroby psychicznej. Wszystko zaczyna się od tego, że uwierzyliśmy w bycie ponad czasem. Takie coś nie istnieje.

Trzecia pułapka to mędrkowanie. Żona mówi do Ciebie: „Nie potrafię się zmotywować i pójść na ten kurs salsy”. Ty, wielki król smart życia dumnie odpowiadasz: „Bo źle się do tego zabrałaś. Nie zapisałaś tego celu i nie rozłożyłaś na taski! Trzeba było mnie słuchać” (w domyśle: być mną). Idziesz do pracy i widzisz, że ktoś nie radzi sobie z ilością zadań. Ty, Pan multizadaniowy, masz dla niego radę: „Przemyśl swoje priorytety, odetnij się od świata, bo liczy się twój rozwój!”. Te frazesy wyczytałeś w mądrych książkach, nigdy się do nich nie stosowałeś, ale tak mówić wypada. Inaczej uznają Cię za przeciętniaka, prostaka, Pana nieprzynależącego do hipsterskiego smart życia.

Kluczem do dobrego zarządzania czasem jest według mnie zrobienie sobie listy powodów, dla których chcemy nauczyć się nim zarządzać wraz z wypisanymi obszarami naszego życia, gdzie tego czasu zaczyna nam brakować. Dopiero po tym dobieramy odpowiednie narzędzia, które mogą nam pomóc. Wybieramy też najprostsze spośród dostępnych rozwiązań, a niekoniecznie najbardziej rozbudowane. OmniFocus na przykład jest kapitalnym narzędziem dla dyrektorów korporacji, ale mnie – i przypuszczam większość zwyczajnych użytkowników – przyprawia o mdłości ze względu na wielość opcji. Przygodę z GTD zaczynamy zawsze od minimalizacji ścieżek, których musimy się nauczyć. Te ścieżki to nawyki związane z zarządzaniem czasu, jak np. sprawdzanie skrzynki mailowej dwa razy dziennie, zapisywanie zadań na kilka dni w przód, jeśli możemy to zrobić, prowadzenie listy wydatków czy po prostu zwyczajne notowanie ważnych dla nas myśli. Jak dostrzec, że coś jest proste?

Prostota oszczędza czas i nerwy

To dziś nie jest oczywiste. Są ludzie, którzy zarządzają sporymi firmami i wiedzą naprawdę wiele o produktywności, a ich listą TO DO są systemowe Notatki, bo są dostępne wszędzie, od ręki i robią to, czego chcemy – notują myśli. Inni zamiast OmniFocusa wolą Nozbe15, które jest prostsze, a systemowy kalendarz w zupełności im wystarcza. Trzeci zapisują zadania na kartce, a żyją w świecie smart. Ten, kto zarządza dobrze swoim czasem, pozwala technice ułatwiać jego życie. Upraszczać i skracać wiele procesów. Dziś, kiedy żywa jest dyskusja o Apple Watch i konieczności wyłączenia niepotrzebnych powiadomień, świat nagle budzi się, że w ogóle jest taka możliwość. Że smart rzeczy mogą nam nie przeszkadzać, jeśli tego nie chcemy. Że to my nimi rządzimy, a nie one nami.

Ten artykuł pochodzi z archiwalnego iMagazine 06/2015

Krzysztof Kołacz

🎙️ O technologii i nas samych w podcaście oraz newsletterze „Bo czemu nie?”. ☕️ O kawie w podcaście „Kawa. Bo czemu nie?”. 🏃🏻‍♂️ Po godzinach biegam z wdzięczności za życie.