Używanie e-maila do komunikacji w zespole jest błędem. Czas z tym skończyć!
Według mnie największym wrogiem produktywności w firmie jest e-mail. Kto z nas nie ma problemów z natłokiem maili? Kto nie próbował Inbox zero (aby każdy dzień kończyć z pustą skrzynką) czy Inbox infinity (aby nie czyścić skrzynki, ale pozwalać się jej zapełniać). Kto nie ma potworzonych różnych reguł i filtrów? Kto nie bawił się ustawieniami powiadomień maila, aby czasami były wyłączone, czasami włączone albo może tylko dla wybranych osób? Kto nie testował narzędzi do e-maila, od wbudowanego na Macu programu do poczty, po Spark, Hey, Gmail i inne wynalazki. E-mail to zło i uważam, że aby się skutecznie komunikować z zespołem, należy maksymalnie ograniczyć liczbę wysyłanych maili. W tym felietonie będzie o tym, jak wygrać walkę z e-mailem.
Ten artykuł pochodzi z archiwalnego iMagazine 11/2022
Rozdzielmy komunikację w pracy na wewnętrzną i zewnętrzną
Zacznijmy od tego, że czym innym jest komunikacja ze „światem zewnętrznym”, a czym innym ta wewnątrz zespołu, i należy między nimi postawić wyraźną granicę.
W Nozbe właśnie tak działamy. Nigdy nie wysyłamy e-maili do innych członków zespołu. Zasada brzmi: gdy czegoś ode mnie potrzebujesz, zrób mi zadanie w Nozbe. W tym zadaniu opisz dokładnie, czego oczekujesz, a potem doprecyzujemy szczegóły w komentarzach. I wtedy zadanie wykonam. Jeśli wyślesz mi e-maila, to jest szansa, że nawet go nie przeczytam.
Co innego ludzie ze „świata zewnętrznego”. Oni wysyłają e-maile. Czasami zaproszenie na konferencję lub do wywiadu. Rzadziej propozycję współpracy. Bardzo rzadko wpadnie fajny e-mail od starego znajomego. Często natomiast spam odnośnie do outsourcingu rozwoju aplikacji (na co nigdy się nie zgodzę) bądź możliwości spamowania klientów konkurencji (to nielegalne!). Albo newsletter, którego od dawna nie mam czasu czytać. No i na koniec super oferta na fotowoltaikę. E-maile są genialne. Nic tylko je czytać.
5 powodów, dla których nie wolno używać e-maila do komunikacji w zespole
Oprócz tego oczywistego, czyli faktu, że ważny e-mail od Twojego współpracownika znajdzie się w doborowym towarzystwie wiadomości wymienionych powyżej, oto 5 dodatkowych powodów, dla których e-mail w zespole jest błędem:
Problem 1 – za dużo tematów w jednym e-mailu!
Często osoby wysyłające e-maile chcą być produktywne, więc wiele tematów zawierają w jednej długiej wiadomości. Wtedy trudno się do czegokolwiek odnieść konkretnie i można łatwo zgubić wątek!
Zamiast tego lepiej każdy problem rozpisać w konkretnym zadaniu w Nozbe i tam je omówić i przy każdym dostać konkretny komentarz.
Problem 2 – kopia kopii do każdego potencjalnie zainteresowanego
Aby nikogo nie urazić lub nie pominąć oraz aby zawsze mieć podkładkę, e-maila wysyła się z kopią do dyrektora, przełożonego, dyrektora dyrektorów i HR… Niech każdy poczuje się ważny!
Jeśli zamiast e-maili tworzymy zadania, każdy ze „wszystkich świętych” zobaczy je w zależności od ustawień swojego konta w programie do zadań, np. Nozbe. Albo zostanie wspomniany, albo zobaczy zadanie w widoku aktywności w projekcie, który śledzi. Na własnych zasadach.
Problem 3 – stale pełna skrzynka odbiorcza!
Fala e-maili nigdy nie opada. Codziennie trzeba czyścić skrzynkę i podejmować decyzje odnośnie do poczty, zarówno od tych z zewnątrz, jak i od tych z zespołu.
Dzięki oddzieleniu korespondencji ze światem zewnętrznym od komunikacji wewnętrznej poprzez zadania można skupić się na jednym lub na drugim. Albo odpowiadasz na e-maile od osób spoza zespołu, albo reagujesz na komentarze do zadań ściśle powiązanych z projektami, w których uczestniczysz.
Problem 4 – ważne rzeczy mogą umknąć!
Nawet najważniejsze e-maile mogą trafić do spamu albo zaginąć wśród newsletterów czy reklam. Przecież nie można dopuścić, aby ważne zadanie od członka zespołu było tylko e-mailem, który łatwo pominąć.
Dlatego tym bardziej uważam, że trzeba rozdzielić te dwa aspekty, oddzielić „państwo od kościoła” i w zespole mieć specjalne narzędzie do pracy nad zadaniami (takie jak Nozbe, Asana czy Basecamp), a dla osób spoza zespołu – e-mail.
Dzięki temu nie mieszasz tych dwóch światów i wyraźnie nadajesz im priorytety.
Problem 5 – zerowe bezpieczeństwo e-maila
Śmieszy mnie, kiedy prawnicy nalegają na używanie e-maila do korespondencji. Przecież e-mail w ogóle nie jest bezpieczny ani szyfrowany! Każdy może ukraść lub podejrzeć załączniki. Tak, te tajne/poufne umowy wcale nie są bezpieczne.
Specjalne narzędzie do zadań i projektów jest dużo bardziej wiarygodne! W Nozbe na przykład szyfrujemy załączniki do komentarzy zarówno podczas przesyłania – za pomocą protokołu SSL, jak i w trakcie ich przechowywania (szyfrowanie chmury Amazona). Dzięki temu nawet, gdyby ktoś się włamał na nasze serwery plików (co jest praktycznie niemożliwe), niczego by nie mógł odczytać!
E-mail służy tylko do „uścisku dłoni” i niczego więcej!
E-mail jest fajnym sposobem na to, aby się poznać. Cześć, co słychać, mam temat itd. Ale potem nie używajmy już e-maila. Ustalmy sobie specjalne narzędzie do współpracy, w którym komunikacja biznesowa będzie oddzielona od e-maila, bezpieczna i skuteczna.
Obecnie, gdy ktoś wysyła mi e-maila, szybko próbuję przejść na komunikację w zadaniach:
- W zespole nie wysyłamy do siebie e-maili, tylko pracujemy na zadaniach we współdzielonych projektach.
- Z podwykonawcami tworzę „Projekty Wspólne”, czyli projekty, które łączą nasz zespół i ich zespół, aby współdzielić zadania.
- Pracujemy akurat nad funkcją „Zadań wspólnych”, abym po wstępnym uścisku dłoni mógł utworzyć konkretne zadanie w Nozbe, nawet jeśli osoba, z którą zaczynam współpracę, nie używa naszego systemu.
Oddziel „państwo od kościoła” i nie używaj e-maila!
Ten felieton nie jest promocją mojej aplikacji, ale reklamą innego podejścia do współpracy w zespole. Mówimy w nim wyraźne „nie” e-mailom wewnątrz zespołu, wymieniając je jedynie z osobami z zewnątrz.
Polecam dogadać się ze współpracownikami odnośnie do pracy w ramach współdzielonych projektów czy zadań. W ten sposób będziecie mogli nadać im najwyższy priorytet i najpierw skupić się na sprawach swojego zespołu, a dopiero potem – na reszcie świata.
E-mail to zło. Z jednej strony jest protokołem, który jest rozumiany przez wszystkie systemy, ale z drugiej – jest zajechany przez spamerów, filtry, aplikacje i systemy, które nie są w stanie mu podołać.
Nie mailuj!
Więcej o używaniu maila w zespole napisaliśmy na stronie:
Jeśli masz zdanie na ten temat lub chcesz mi powiedzieć, jak unikasz używania e-maila w pracy, napisz to na Twitterze i oznacz mnie @MSliwinski lub tagiem #NieMailuj i będziemy dyskutować! Razem zwalczymy plagę e-maili!
