Jak pracować efektywnie, kiedy #ZostajeWDomu i #NieMaBiura?

Michał Śliwiński

Dodane: 4 lata temu

Rok 2020 przyniósł nam nie lada niespodziankę. Ma konkretnego wirusa i fajnie by było ten rok zrestartować, ale się nie da. Musimy kompletnie zmienić sposób pracy, ponieważ większość ludzi, która zazwyczaj chodziła do biura, została zmuszona do pracy z domu. Coś, co dla mnie było naturalne od lat, dla większości osób jest nowością – więc jak to zrobić? Jak żyć w tej nowej rzeczywistości?

Ten artykuł pochodzi z archiwalnego iMagazine 4/2020

Nagle praca z domu stała się koniecznością!

Zacznę od mojego doświadczenia w temacie. W Nozbe pracujemy od ponad 13 lat zdalnie. Nigdy nie chodziłem do biura, od kiedy skończyłem studia w 2003 roku, czyli pracuję już z domu od ponad 17 lat… Właściwie to dłużej, bo nawet na studiach pracowałem jako freelancer dla klientów z różnych miejsc Polski i Europy. Moją pracę magisterską napisałem o wirtualnych firmach, czyli jak dzięki pracy zdalnej łączyć siły wielu firm.

Nozbe od 2007 r. jest firmą w pełni pracującą zdalnie. Kiedy podczas rozwijania aplikacji opowiadałem o naszym stylu pracy i o tym, że nie mamy fizycznego biura, to ludzie byli bardzo sceptyczni, czy tak się w ogóle da pracować. Teraz nagle mamy inne czasy – ludzie nie mają wyjścia – czy im się to podoba, czy nie.

Mamy też dodatkowy problem – dzieci też są w domu – to dodatkowe wyzwanie nawet dla mojej firmy, w której połowa osób jest rodzicami i, tak jak ja (mam trzy córki), muszą być rodzicem, pracownikiem i nauczycielem.

Pracuję z domu, co teraz?

W idealnym świecie mielibyśmy więcej czasu, aby się na to przygotować, ale dzisiaj go nie mamy. Dlatego poniżej będę łączył porady bardziej uniwersalne (czyli co najlepiej zrobić lub kupić) oraz te doraźne (czyli co da się zrobić teraz i już).

Ciągle można robić zakupy online, więc może warto szybko kupić niektóre pomocne sprzęty, o których wspomnę, biorąc pod uwagę, że przez tego wirusa sytuacja z pracą w domu może się konkretnie przedłużyć.

Co więcej, polecam próbować się dogadać z pracodawcą – my, zamiast dawać sprzęt służbowy, dodatkowo dopłacamy 50% do sprzętu prywatnego pracownika i to nie tylko do komputera czy komórki, ale też do biurka, okularów, krzesła i innych sprzętów biurowych. Po roku do dwóch amortyzacji sprzęty przechodzą na własność pracownika.

Musisz mieć komputer i biurko przeznaczone do pracy

Do pracy potrzebujesz komputera i jakiegoś miejsca, aby go położyć. To oczywiste. Ale diabeł tkwi w szczegółach.

Warto mieć miejsce przeznaczone do pracy z domu. W stylu – jak jestem przy tym biurku, w tym miejscu, w tym pokoju, to pracuję. Jak jestem w innym miejscu, to jestem poza pracą. Czyli nawet jak masz tego samego laptopa do pracy i oglądania Netfliksa, to ważne jest dla twojego spokoju i koncentracji, aby ten laptop zmieniał miejsce w zależności od tego, do czego jest używany.

Jeśli masz tylko jeden ekran, warto pomyśleć o drugim monitorze. Może nawet masz gdzieś dodatkowy, od starego kompa. Jak nie, to może warto zdobyć drogą kupna na OLX lub Allegro – monitory teraz drogie nie są.

Biurko przeznaczone do pracy to podstawa. I to jakiekolwiek biurko, byleby oznaczało „biuro domowe”. Blat z Ikei na czterech nogach, stare biurko dziecka, stara konstrukcja od maszyny do szycia, a nawet zdarzało mi się pracować na… desce do prasowania! Jest może wąska, ale za to bardzo długa.

Musisz się oddzielić od rodziny

Osobny pokój do pracy to byłby w ogóle ideał. Może masz pokój gościnny, jeśli tak, zamień go na biuro. Może masz kanciapę na graty – to jest ten moment, aby ją przeorganizować i zrobić miejsce na małe biurko. Jeśli nie da się, to w sypialni przestaw meble, aby stworzyć sobie kąt do pracy albo w salonie, albo w ostateczności na stole jadalnym. Opcji jest sporo – to jest ten moment, aby być kreatywnym.

W najgorszym wypadku da się też pracować z kuchni, ale wtedy trzeba po prostu zamontować kłódkę na lodówce, aby w czasie pracy z domu nie przytyć 100 kilo.

Jak masz osobny pokój, to go zamykaj na czas pracy. Jak nie, to po prostu ustaw się tyłem do wszystkich i zaopatrz się w słuchawki. Najlepiej z aktywnym wyciszaniem szumów, takie jak QC35 czy te nowe NC700, czy AirPods Pro (które w tym momencie mam na uszach, bo piszę ten felieton na iPadzie Pro ze stołu jadalnego, pilnując dzieci).

Musisz ustalić harmonogram i się go trzymać!

Harmonogram to podstawa. Kiedy wstajesz, w co się ubierasz (praca w piżamie tylko na levelu Master, dla doświadczonych pracowników domowych), kiedy jesz śniadanie, kiedy pracujesz, kiedy przerwa na kawę czy obiad. No i kiedy koniec pracy.

Ten grafik trzeba skoordynować z domownikami i dziećmi. Wbrew pozorom one chętnie się go trzymają i pilnują. Dlatego ustalcie go wspólnie i w miarę możliwości go stosujcie.

Ważne – niech wybrzmi to od razu. Nie każdego dnia będzie idealnie. Lub grafik nie będzie idealny. Pod koniec tygodnia zróbcie jego przegląd i nanieście poprawki. Wspólnie. Uczcie się na błędach rodzinnie i pamiętajcie, że chcecie sobie wzajemnie pomóc.

Tak samo pogadaj z Twoim pracodawcą czy menadżerem i współtowarzyszami w zespole. Ustalcie, w jakich godzinach pracujecie i zmiany komunikujcie sobie w zespole.

Jak już jest harmonogram, musi być dyscyplina!

Nie ma czasu na popierdółki. Na Facebook i inne rzeczy marnujące Twój czas. Zauważysz, że teraz będziesz chcieć wykorzystać każdą minutę, jaka będzie ci dana produktywnie. Masz dwie godziny spokoju, ciśniesz, dowozisz ten artykuł, piszesz ten blog, posta, kończysz to opracowanie. Wiesz, że potem znowu ktoś ci przeszkodzi, więc ciśniesz, aby potem mieć czas dla domowników. Dla partnera. Dla dzieci, aby sprawdzić ich pracę domową.

Czas, jaki rodzina daje ci do pracy, to czas, który trzeba maksymalnie wykorzystać. Zaczniesz unikać spotkań online, bo szkoda ci będzie na nie czasu. Raczej nie będziesz mieć pełnych ośmiu godzin przed kompem, ale te sześć–siedem godzin, które uda się wycisnąć, to będą naprawdę dobre godziny. Dobry, efektywny czas.

Kontakt z firmą i zespołem – jak to zrobić z domu?

Jak już masz domowe biuro gotowe, poniżej kilka porad, jak my się komunikujemy w zespole i co możesz zrobić, aby było efektywnie i sprawnie.

Ustawcie proste kanały komunikacji

Postarajcie się odejść od maila, aby mieć „jedno źródło prawdy”, gdzie są informacje od zespołu. E-maila używajcie tylko i wyłącznie do kontaktu ze światem zewnętrznym. Oto proste wskazówki:

Kalendarz firmowy – jeden Google Calendar

Mamy jeden kalendarz firmowy, do którego dodajemy spotkania, jak są faktycznie potrzebne, tam też mamy ustawione spotkania cykliczne. Każdy z zespołu jest do tego kalendarza zaproszony. Dzięki temu, że to kalendarz Google’a, to można go dodać do kalendarza wbudowanego w system Mac czy iOS.

Spotkania są na wideo – za pomocą aplikacji Zoom

Do każdego spotkania mamy link do pokoju wirtualnego w Zoom. Dzięki temu każdy może się wbić na spotkanie z każdego urządzenia (działa też na iOS i Android). Zoom działa według nas lepiej niż Skype. W wersji darmowej Zoom spotkania między dwiema osobami są bez ograniczeń, ale więcej niż dwie osoby mogą naraz gadać do 40 minut, co zmusza do dyscypliny. My używamy wersji Pro, bo dzięki niej definiujemy własne pokoje wirtualne i możemy gadać trochę dłużej. Alternatywa to Google Hangouts i Skype.

Komunikujemy się przez zadania – używamy Nozbe Teams

Właśnie publicznie uruchomiliśmy Nozbe Teams – naszą najnowszą aplikację do zadań i projektów dla zespołów. Pracowaliśmy nad nią od trzech lat, rok temu ją ogłosiliśmy jako Nozbe 4 na lutowej okładce iMagazine. Od ponad roku aplikacja była testowana jako zamknięta beta. Wreszcie jest. I do tego jest darmowa.

W Nozbe Teams mamy projekty zespołowe, w projektach mamy sekcje z zadaniami, a w nich komentarze. To jest nasze „źródło prawdy”. Jak ktoś coś od kogoś chce w firmie, to robi mu zadanie w Nozbe Teams. Tam też w komentarzach dogadujemy szczegóły. Nie używamy e-maila w zespole. Komunikujemy się przez zadania. Delegujemy sprawy ludziom, wspominamy ich w komentarzach, jak potrzebujemy feedback. Jednocześnie każdy z zespołu ma dostęp do pełnej informacji.

Dzięki takiemu podejściu zorientowanemu na zadaniach i projektach mamy mniej spotkań, bo wszystko spisane w jednym miejscu. Nozbe Teams jest zawsze za darmo dla zespołów do 5 osób z 5 aktywnymi projektami. Wersja premium daje nieograniczoną liczbę projektów i dodatkowe plany dla większych zespołów. Obecnie też jest za darmo przez cały kwiecień z powodu koronawirusa, więc zachęcam do wdrażania w zespołach.

Jako zespół, który nie ma biura, stworzycie nowe nawyki!

Zobaczysz, że od kiedy zostaliście zmuszeni do pracy z domu, będziecie jako zespół pracować inaczej:

Godziny pracy staną się elastyczne, bo praca bez przerwy od 9 do 17 będzie niemożliwa.
Będziecie robić mniej spotkań, bo po co marnować czas na gadki, kiedy jest tyle roboty do zrobienia?
Będziesz więcej pracować w skupieniu i nauczysz się przejść od zera do bohatera cisnącego robotę w kilka sekund. To jest prawdziwa supermoc.
Zmienicie narzędzia do pracy na te cyfrowe. Współdzielone kalendarze, wideokonferencje… i może nawet nauczycie się komunikować przez zadania i projekty.
Będziecie wszyscy bardziej skupieni na efektach pracy, a nie na czasie spędzonym na d(…) nad pracą.

Powodzenia! To jest nowy czas!

Ten wirus nam nieźle namotał w życiu. Drastyczne zmiany i nagłe przejście na pracę zdalną jest trudne, ale daj sobie kilka tygodni, aby to wszystko ogarnąć. W międzyczasie zapraszam do kontaktu na Twitterze @MSliwinski lub na stronę NieMaBiura.pl – gdzie regularnie będę wrzucał nowe materiały, ebooki, wideo i prowadził spotkania live. Zapraszam i głowa do góry!