#lifehacker – Jak prawidłowo przygotować dokument tekstowy

Kinga Ochendowska

1

Dodane: 10 lat temu

Jednym z głównych typów plików, z którymi pracujemy, są dokumenty tekstowe. Pomimo wielkiej ich popularności przeważająca większość użytkowników popełnia podstawowe błędy, utrudniające przyszłą pracę z dokumentem.

Dokumenty, formaty, edytory i programy do pracy z tekstem – to codzienność w komputerowym świecie. Mimo to użytkownicy nie zawsze wiedzą, jak prawidłowo przygotować plik tekstowy. Jeśli chodzi o dokumenty do użytku własnego, to hulaj dusza, piekła nie ma! Dokumenty prywatne można tworzyć w dowolny sposób i w dowolnym formacie, bowiem będą otwierane wyłącznie przez Was i wyłącznie na Waszym sprzęcie. Nie ma więc problemów ze zgodnością, typem plików czy czcionką. Bawcie się dobrze! W przypadku plików, które przekazujemy dalej, nie jest już tak różowo. Czcionki, formatowanie, niewłaściwy język dokumentu – to najczęściej popełniane błędy. Dobra wiadomość jest taka, że można się ich ustrzec, pamiętając o kilku prostych zasadach. Zatem do dzieła!

1. Używaj standaryzowanych edytorów i procesorów tekstu

Edytorów i procesorów tekstu jest bez liku. Nie wszystkie jednak nadają się do pracy z plikami, które następnie przekazujemy do dalszej obróbki. Nie wiemy, na jaką platformę trafią nasze pliki, kto i na jakim sprzęcie będzie je otwierał i jakich programów użyje, by nadać im ostateczny kształt. Nie każdy program posiadający możliwość eksportu do standaryzowanych formatów robi to prawidłowo, co może skutkować błędami i koniecznością włożenia w nie dodatkowej pracy. A przy tym większość programów służących do obróbki tekstu to lokalizowane wersje programów przystosowanych do pracy z językiem angielskim. Zanim wybierzesz swój program, sprawdź, z jakimi standardami jest kompatybilny.

2. Czcionki

Tworząc tekst, który będzie przekazany dalej, używaj standardowych czcionek. Niektórzy użytkownicy uwielbiają instalować nowe kroje pisma, zapominając o tym, że nie na każdym komputerze owe fonty będą zainstalowane. W trakcie importu takiego pliku niestandardowe czcionki zostaną zastąpione, więc cały misterny efekt i tak idzie w komin. Czasem również pojawiają się problemy z kodowaniem znaków i tekst trzeba będzie przesłać ponownie. Po co dostarczać sobie i innym dodatkowej pracy?

3. Formatowanie

Tekstu do dalszej obróbki lepiej wcale nie formatować. Osoba składająca tekst Wam za to podziękuje. Jeśli wysyłacie tekst do gazety, serwisu lub wydawnictwa, sprawdźcie wytyczne – z pewnością są dostępne na ich stronach. Będą zawierały krój i wielkość czcionki, zalecany odstęp między wierszami i oczekiwany format pliku. W przypadku reszty tekstów właściwości dokumentu ustawiamy przed rozpoczęciem jego tworzenia, zaś formatujemy po zakończeniu pisania. Do formatowania używamy stylów, dostępnych w większości standaryzowanych edytorów. Unikamy ustawiania fragmentów tekstu przy pomocy klawiszy Enter i Spacja. Nie. Serio.

4. Język dokumentu

Przed rozpoczęciem pisania, jeśli nasz edytor na to pozwala, ustawiamy język dokumentu. Pozwoli to nie tylko na prawidłowe rozpoznawania pisowni i działanie słownika – oszczędzi również kilku kliknięć osobom, które następnie przeprowadzają korektę przesłanego tekstu. W razie problemów możliwe będzie również przekonwertowanie dokumentu i zastąpienie brakującej czcionki bez utraty znaków diakrytycznych.

5. Format pliku

Przed wysłaniem pliku upewnij się, jakie formaty są akceptowane. Jeśli nie jest to możliwe, używaj formatów neutralnych, takich jak .rtf. Używanie .txt nie jest najlepszym pomysłem, często kończy się utratą polskich znaków. Z kolei formaty generowane przez oprogramowanie otwarte, pochodne Open Office, dość często generują problemy z formatowaniem. Pliki .doc(x) są w tej chwili obsługiwane przez większość procesorów tekstu, jednak z różnym skutkiem. Bywają również niekompatybilne pomiędzy różnymi wersjami pakietu MS Office. Strzeżonego… sami wiecie.

Aby stworzyć prawidłowy dokument, wystarczy pamiętać, że może on być przenoszony nie tylko pomiędzy różnymi programami, ale również pomiędzy platformami i systemami. To, co wygląda fajnie na Waszym ekranie, niekoniecznie musi wyglądać równie fajnie na innym. Im mniej czynników zaburzających wprowadzicie, tym większa szansa, że osiągniecie sukces. Oczywiście nie wszystkiego można się ustrzec i czasem, pomimo najlepszych chęci, tekst się „rozjedzie”. Ale nie czyńmy z tego standardu i wykazujmy szacunek dla ludzi, którzy z naszymi dokumentami będą pracować.

I ostatnia rada – uważajcie na dokumenty, które generujecie na tabletach i smartfonach. Tej klasie tekstu należy poświęcić dodatkową uwagę. Mobilne aplikacje mają bardzo ograniczone możliwości ustawień i zwykle dostosowane są do pracy z językiem angielskim. Wpływa to nie tylko na formatowanie, ale również na pracę słowników. Czytajcie dwa razy!

Ten tekst pochodzi z archiwalnego iMagazine 11/2014

Kinga Ochendowska

NAMAS'CRAY  The crazy in me recognizes and honors the crazy in you. Jestem sztuczną inteligencją i makowym dinozaurem. Używałam sprzętu Apple zanim to stało się modne. Nie ufam ludziom, którzy nie lubią psów. Za to wierzę psom, które nie lubią ludzi.