Jak pisać maile?

Maja Jaworowska

3

Dodane: 8 lat temu

Wydaje Ci się, że wiesz? Cóż, każdemu się wydaje, bo przecież to żadna filozofia. Dlatego też tak długo zwlekałam ze stworzeniem tego poradnika – wydawał mi się zbyt podstawowy pod kątem zawartej w nim wiedzy. A jednak każdy dzień udowadnia mi, że może nie jest to poziom aż-tak-bardzo basic.

Ten artykuł pochodzi z archiwalnego iMagazine 1/2017

Po pierwsze: po co piszesz?

Mail to produkt pewnego procesu, a każdy proces musi – a przynajmniej powinien być – poparty jakimś celem, jakąś strategią. Nie jest sztuką stworzenie sesji zdjęciowej, wideo lub artykułu dla samej sztuki. Dlatego najważniejszą czynnością, którą musimy wykonać, siadając do pisania wiadomości, jest właśnie określenie jej celu. Jeżeli naszym celem jest na przykład wyciągnięcie informacji od współpracownika, to zamiast lakonicznego „zastanawiam się, jak…” wplecionego gdzieś w maila, warto zaznaczyć, nawet boldem, prośbę: „daj znać, proszę, czy…”. Proste polecenie potrafi zdziałać cuda. Analogia? Wołanie o wezwanie karetki do tłumu gapiów obserwujących wypadek. Proszenie tłumu nie przyniesie spektakularnych efektów, za to wręczenie telefonu i zadania jednostce owszem.

Po drugie: struktura!

Nic mnie bardziej nie wyprowadza w pracy z równowagi, niż maile pisane na odwal się, bez widocznej struktury. Takie, nad którymi muszę się zastanowić, zanim wyciągnę esencję, bo treść nie jest w żaden sposób uporządkowana. Inna sprawa, że wciąż trzymam się zdania, że umiejętność strukturalnego pisania jest dla niektórych naturalna, a dla innych wręcz przeciwnie. Wróćcie pamięcią do prezentacji w szkole lub na studiach. Niektórzy wykładowcy potrafią tak wypunktować treść, że widownia nie ma najmniejszego problemu ze zrozumieniem, co jest w wystąpieniu istotne, co jest zadane do domu, a co warto pominąć. Niestety, są i tacy, którzy nadużywając CMD+C i CMD+V wypełniają slajdy niezrozumiałym, zawiłym tekstem. Bo skoro on rozumie, to inni też powinni, prawda?

Struktura jest ważna w szczególności podczas pisania minutek ze statusów. Przykład: gdy w spotkaniu biorą udział dwa zespoły, to maila podsumowującego dzielimy na trzy części, a każdą z nich w wiadomości oznaczamy wyboldowanym nagłówkiem: „Notatki”, „TO DO X” i „TO DO Y”, gdzie X i Y oznaczają wspomniane zespoły. Sama w ten sposób po prostu zaczynam spotkanie – od otwarcia pustego maila i wpisania tych trzech sekcji. Później jest już z górki, bo po prostu z biegiem posiadówki uzupełniam sekcje. „Maja prześle plan komunikacji w SM, do 12.02”, „Kasia przygotuje zarys IP, do 14.02”, „Ustalono, że wstrzymujemy się z decyzją o dacie produkcji do 20.02” i tak dalej. W rezultacie nie ma szans, że jakaś informacja ucieknie, każdy wie, co ma robić, a autor takich minutek wie, że wszystko wie.

Najważniejsze – struktura nie istnieje bez bulletów! Punktowanie zadań, poleceń czy próśb to najskuteczniejsza metoda na szybkie zrealizowanie celu maila. Najprostsze porównanie przedstawię na przykładach:

Hej Marcin, łap wizual broszury – może być, czy chcesz coś podmienić? Jutro musimy to dać do druku.

I drugi:

Hej, Marcin!

W załączniku znajdziesz wizual broszury. Daj znać, proszę, à propos poniższych elementów:

– zdjęcie: możemy podmienić. Wymiary: 1000 x 700 px. Daj znać, czy zmieniamy, a jeżeli tak to podeślij mi nową fotkę proszę :)

– Tekst: może mieć maksymalnie 1000 znaków, łamiemy go na trzy linijki, tak jak widzisz. Daj znać, czy zostaje, czy chcesz podmienić, a jeżeli tak, to podeślij mi, proszę, nową wersję.

Musimy się z tym zamknąć do jutra do końca dnia, więc jeżeli zdążysz do jutra do 13:00 to będzie osom :)

Pzdr,

Maja

Czujecie różnicę? Marcin, który otworzy maila, widzi, że musi odpowiedzieć na konkretne pytania, by projekt gładko szedł do przodu. Autor nie może założyć, że Marcin wie, ile znaków może mieć copy ani jaki rozmiar ma zdjęcie, a więc nie może założyć, że jego odpowiedź będzie pełna. Co prowadzi nas do punktu trzeciego…

Po trzecie: empatia!

Z jakiegoś powodu ludzie otaczają wielką opieką powierzone im informacje, sami decydują o tym, co jest istotne dla innych osób zaangażowanych w projekt, a jak przyjdzie co do czego, to dziwią się, że ktoś czegoś nie wie, chociaż temat nigdy nie był podniesiony na forum… Tę regułę traktuję bardzo osobiście, ponieważ nie raz usłyszałam, że taka mania informowania i organizacji jest przesadzona. Odpowiadam stanowczo: nie jest. Nigdy nie wiesz, kiedy osoba odpowiedzialna za dane zadanie zachoruje i nie przyjdzie do pracy, tak samo nigdy nie wiesz, czy ktoś sam nie dopisze sobie kilku słów, bo nie otrzymał ram projektowych, których powinien się trzymać.

Przykład pierwszy z brzegu: wyobraźcie sobie sytuację, w której należy zorganizować wysyłkę piw do influencerów. Skrupulatnie przeprowadzam research, by na pewno trafić w gusta, jednocześnie sprawdzając najważniejszą cechę odbiorców, czyli ich stosunek do napoi wyskokowych. Nawet przez myśl mi nie przyjdzie, że ktoś mógłby tego nie zrobić, gdyby nagle przyszło mi przekazać projekt, po czym… przekazuję projekt, a nowa osoba dopisuje do listy przypadkowych blogerów. Także tych, którzy są zadeklarowanymi abstynentami.

Jak tego uniknąć? Bardzo prosto. Należy założyć, że każda osoba zaangażowana w projekt powinna chociaż raz usłyszeć WSZYSTKIE jego założenia. Tylko wtedy mamy 100% pewności, że faktycznie wszyscy wiedzą tyle, co my sami. Ta zasada jest zresztą szersza od samych maili, jednak jej nieprzestrzeganie jest podłożem wielu niedomówień w korespondencji elektronicznej.

To tylko trzy, moim zdaniem najważniejsze elementy, a co jest dalej? Mnóstwo ważniejszych i mniej ważnych wskazówek kryjących się pod parasolem myślenia. Myślący nadawca to dobry nadawca! To szczęśliwy nadawca, który otrzyma odpowiedź na swojego maila, a jego projekt nie zatrzyma się w polu.

Bądź myślącym nadawcą.

Maja Jaworowska

Jestem dyspozytorem własnych torów. Social Media Manager, copywriter, content designer, zakochana w komunikacji. Piszę słowa i łączę je w całość.