Dekalog produktywności

Krzysztof Kołacz

10

Dodane: 7 lat temu

Mój romans z produktywnością trwał wiele lat, zanim się siebie nauczyliśmy i zostaliśmy parą – mam nadzieję na zawsze. Używałem bodajże wszystkich dostępnych metod na dość sporym rynku metodyk i narzędzi, które miały mi pomóc wyłuskać dodatkowe godziny z każdego dnia i sprawić, by rzeczy po prostu się działy. Wiele razy nic z tego nie wyszło. Z trzech powodów.

Często zaczynałem od poszukiwania narzędzia, zamiast wcześniej znaleźć powody tego, dlaczego produktywny nie jestem lub jestem w stopniu, który mnie nie zadowala. To trochę tak, jakby po zdaniu egzaminu na prawo jazdy postanowić od razu kupić sobie Ferrari, tylko dlatego, że ktoś markę z Maranello uważa za najlepszą na świecie. I próbować jeździć nim po wiejskich drogach. Powodzenia!

Drugi błąd dotyczył samych narzędzi. Kombajny do granic możliwości obrosłe w funkcje i sub-menu okazywały się destrukcyjne. Jak choćby OmniFocus, który, choć bardzo szanuję, to dziś wiem, że nie współgra z moim podejściem do zarządzania czasem. Pamiętam, jak kiedyś zrobiłem w firmie prezentację na temat zarządzania czasem. Pokazałem wówczas wiele tego typu narzędzi, w tym Nozbiego, ale w taki sposób, jakbym chciał wyjaśnić słuchaczom działanie wszechświata w pół godziny. Efekt? Komentarz, który utkwił mi w głowie i wrócił niczym bumerang po latach. Brzmiał tak: „Wiesz co, Krzychu, wszystko to brzmi spoko, ale gdybym miał wykonać tyle kroków, aby dodać jedno zadanie, to wcześniej bym je wykonał. Dlaczego nie można tego zapisać w systemowych Notatkach, dodając nagłówek: TO-DO?”. Jak to mówią: zaorane.

Trzeci powód to prokrastynacja, czyli nic innego, jak marnowanie czasu ze względu na brak rytuałów. Z tego powodu stałem się w końcu otyły, nieproduktywny i oczekujący od świata tego, że sprawy same się zadzieją. Nie zadziały się. I tak aż do 98 kg na wadze i momentu, w którym przestałem o minimalizmie mówić, a zacząłem wdrażać go w życie.

Walka

Koniec 2015 roku był dla mnie przełomowy. Nie tylko zrzuciłem prawie 25 kg, zacząłem biegać, przygotowywać się do maratonów, zmieniłem całkowicie sposób ubioru (co wymusił spadek wagi), ale także zacząłem eliminować z życia wszystko, co jest w nim zbędne. Dopiero wtedy mogłem dobrze zrozumieć temat produktywności, a odświeżenie wszystkich opasłych książek o tym szybko rzuciło światło nadziei na – o ironio – systemowe Notatki. Te, w połączeniu z Przypomnieniami od Apple, towarzyszyły mi przez prawie rok i nauczyły higieny zarządzania zadaniami poprzez szukanie maksymalnych skrótów i eliminację wszystkiego, co zbędne w planowaniu.

Walka o produktywny i zdrowy tryb życia to walka o każdą minutę. Minutę, którą trzeba zagospodarować albo raczej, na którą powinno się mieć pomysł. Tym pomysłem może być przecież także odpoczynek! Warto być tego świadomym, a nie analizować swoje lenistwo. To, gdzie teraz jestem i jak się czuję, wybiegając w kierunku parku niemal każdego poranka, jak podniósł się mój komfort życia w dosłownie każdym aspekcie, zawdzięczam dwóm sprawom: rytualizacji i autoretrospektywie, o której później. Była też jedna osoba, którą obserwowałem od dawien dawna, ale zrozumiałem dopiero wówczas, gdy wziąłem się za siebie. Michał Śliwiński – autor książki „10 kroków do maksymalnej produktywności” i zarazem twórca i CEO Nozbe.

10 kroków

Zanim będziesz czytał dalej, chcę ustalić dwie rzeczy. Po pierwsze uważam, że tak jak w moim przypadku, tak w przypadku każdej i każdego z nas, nie ma na świecie dwóch osób, dla których istniałby ten sam, idealny wzorzec zarządzania sobą i czasem. Z tego wynika wniosek, że nie ma także jedynej słusznej metody, metodyki i narzędzia. „Ta książka ma na celu pomóc ci w zbudowaniu własnego, zaufanego systemu produktywności. […] Najważniejsze, by udało ci się skorzystać z moich porad i wprowadzić w życie własny, niezawodny system.” – podkreśla także Michał. Tak więc nie, Nozbe nie jest najlepszym narzędziem, a ta książka jedyną, po którą powinniście sięgnąć. Spokojnie możecie czytać dalej.

Śliwiński jest jedną z tych osób, które powiedziały etatowi „Nie” dopiero wówczas, gdy rozwijana po godzinach pasja i projekty okazały się tym, czego szukał całe życie. „Ponieważ potrafię programować, stworzyłem na własny użytek prostą aplikację, dzięki której zacząłem jeszcze sprawniej realizować zadania i ustalać priorytety. Stopniowo ulepszałem swój program, a w lutym 2007 roku zdecydowałem się pokazać go światu. Myślałem wtedy: Skoro sprawdza się w moim przypadku, to może innym też się przyda?” – wspomina CEO Nozbe. Jego narzędzia używa prawie pół miliona użytkowników, a firma nie ma stacjonarnego biura. Szalone? Szalone i piękne zarazem, bo pokazuje, jak bardzo daliśmy sobie wmówić, co komu wypada i co jest najlepsze, zapominając, że innowacja rodzi się właśnie z wolności. Do tej autor książki prowadzi czytelnika w dziesięciu krokach.

Krok 1. mówi o oczyszczaniu umysłu. Mam alergię na frazę „Oczyść umysł” – takich stwierdzeń wolałbym nie widzieć w książce Michała. Brzmią dla mnie bardzo coachingowo i sztucznie. Zwłaszcza umieszczona na początku i końcu rozdziału, który na szczęście jest pozbawiony podobnego wydźwięku. Lepsze już byłoby „posprzątaj”. Michał w moich oczach jest osobą, która potrafi w prostych słowach i podając konkretne przykłady, przekazywać tony skomplikowanej nierzadko wiedzy. Michały chyba już tak mają, bo z Szafrańskim jest dokładnie tak samo. Tyle samo obu Panom zawdzięczam. Wracając do kroku pierwszego: „Jak twierdzi David Allen w swej książce Getting Things Done (jednym z bestsellerów w dziedzinie produktywności i organizacji czasu), gdy umysł jest zaprzątnięty natłokiem spraw, nie da się zrobić nic konkretnego”. Autor, a za nim ja, idąc za własnym doświadczeniem, poleca Ci, drogi czytelniku wypisać się z tego wszystkiego. Wypisać zawartość swojej głowy – swojej pamięci tymczasowej. Jak? O tym szerzej w książce.

Krok 2. to przekształcanie zadań w projekty. Nic nie potrafi tak zniechęcić do ogarnięcia swoich spraw, jak tekst, na który można się natknąć niemal wszędzie, a który brzmi: „Projekty!? Co ty jesteś korposzczur z Mordoru?! Wyluzuj.” – z doświadczenia wiem, że lepiej jest mieć ich więcej niż mniej. Wbrew temu, co się często myśli, większa liczba projektów prowadzi do lepszej przejrzystości twojego systemu. Podsumowuje Michał, który w dzieciństwie był pracowitą pszczółką i dlatego teraz jego talentem dominującym jest Achiever – jak mówi w rozmowie z Dominikiem Juszczykiem, w jednym z ostatnich odcinków podcastu „Z pasją o mocnych stronach” z serii „Słownik Talentów”. Tak jak ja wychował się na LEGO, a skończył w branży IT. Lubi, gdy rzeczy się dzieją. Jako użytkownik Nozbe i człowiek z talentem Achiever uważam, że formułowanie sobie nawet małych celów i zarządzanie krokami, które mają doprowadzić do ich osiągnięcia, jest podstawą spokojnego i zrównoważonego życia. To jest nic innego jak ten szumnie rozgłaszany na prawo i lewo workflow balance.

Michał w swojej nowej książce wyjaśnia także różnicę pomiędzy etykietami a kategoriami, co jest kluczowe w zrozumieniu działania Nozbe i metodyki zarządzania czasem, opracowanej przez zespół Nozbe na bazie GTD D. Allena. To między innymi brak zrozumienia tej różnicy był jedną z przyczyn mojej porażki z produktywnością i Nozbe kilka lat temu.

Krok 3. to określanie najbliższych działań, czyli twoich zadań priorytetowych.

„Pomysł na najbliższe działania jest według mnie najważniejszym aspektem systemu Getting Things Done Davida Allena”. Tak rzeczywiście jest, choć według mnie ważniejszy jest Inbox, czyli skrzynka spraw. W skrócie miejsce, do którego wyrzucasz wszystko ze swojej głowy. Michał szczegółowo opisuje, jak zorganizować sobie taką szufladę na bieżące pomysły, sprawunki i zadania oraz pomaga nad nią zapanować.

Krok 4. dotyczy produktywności niezależnej od miejsca i czasu. Michał jest gadżeciarzem – jak ja. Do tego nadgryzionym, a jego felietony możecie przeczytać na łamach iMagazine od dawna. W tym rozdziale dowiesz się, w jaki sposób zbudować ekosystem, który być może pozwoli Ci wykonywać zawodowe obowiązki z każdego miejsca na Ziemi, o każdej porze, a także poznasz słynne stwierdzenie Śliwińskiego, które powtarza niczym mantrę w każdym z występów: „Kartka nie synchronizuje się z niczym!”.

Krok 5. to wszystko, co musisz wiedzieć o współpracy z innymi. Nozbe zakłada swoim użytkownikom skrzynki pocztowe, dzięki czemu osoby spoza tego narzędzia mogą tworzyć nam zadania, po prostu wysyłając wiadomości e-mail. To niejako połączenie dwóch epok. Tej, w której królował e-mail z obecną, w której króluje mobile, a ludzka codzienność jest osadzona w totalnej natychmiastowości. To zadaniowe podejście do korespondencji elektronicznej potrafi zdziałać prawdziwe cuda.

Krok 6. mówi o pracy z kontekstami (zwanymi też kategoriami), które stanowią drugi obok projektów poziom grupowania zadań.

Krok 7. dotyczy natomiast zarządzania dokumentami i plikami. Tutaj również mamy wielkie pole do popisu podczas porządkowania naszych metod pracy i walki o lepszą produktywność. Michał Śliwiński opowiada o swoim domowym systemie zarządzania dokumentami i plikami. Od siebie dodam, że warto zacząć od wprowadzenia w życie najprostszej zasady, czyli porządku na systemowym Biurku i jednolitego systemu nazewnictwa plików. Wysłać zdjęcia do iCloud Photos. Zdigitalizować te, które zalegają w rodzinnej szafie lub pudełku z etykietą „Kiedyś się tym zajmę”. Wprawiać w ruch to, co zastane i zakurzone. Nigdy nie posprzątasz po remoncie, unikając wzniecenia pyłu, który pozostaje po malowaniu, wierceniu, szlifowaniu i skręcaniu tego, co nowe. Takie sprzątanie zawsze jest etapowe i nigdy nie jest jednorazowe. Warto o tym pamiętać.

Krok 8. jest poświęcony przeglądom systemu produktywności, którą tworzymy. Pamiętasz dwa fundamenty, którym zawdzięczam zapanowanie nad swoją produktywnością? Rytuały i auto retrospektywa. Ta druga polega na cyklicznym stawaniu twarzą w twarz z samym sobą, o czym pisałem na łamach iMagazine: „Zaplanuj siebie”.

Krok 9. to sztuka panowania nad e-mailami, czyli lansowane wszędzie, gdzie się da „Inbox 0”. A gdyby tak z maili tworzyć zadania? A gdyby tak nie musieć czytać maila dwa razy? Zaintrygowani? Zapraszam po więcej do książki Michała. Na koniec krok 10, czyli konkretne i sprawdzone sposoby na to, jak wprowadzić w życie wszystko, o czym autor „10 kroków do maksymalnej produktywności” napisał w książce. W skrócie: więcej działania, mniej zarządzania!

Człowiek

Odwaga i szczerość przewijają się przez każdą kartę tej książki, jest niesamowita i godna podziwu: „Najpierw staram się wyciszyć (jestem katolikiem, więc modlę się przez 5 minut i dziękuję Bogu za wspaniałe życie, jakim mnie obdarza). Potem włączam muzykę i biorę się do pracy!”. Michał wielokrotnie pokazuje ludzki aspekt zarządzania sobą w czasie i nawiązuje do niego. Dzięki takim fragmentom przejście przez cały dekalog produktywności nie wzbudza w czytelniku poczucia, jakby czytał instrukcję obsługi robota kuchennego, którym raczej nikt z nas, nie chciałby się stać.

To są rady, które powinny się znaleźć w podstawie programowej zajęć z przedsiębiorczości w liceum lub które z pewnością każdy nastolatek powinien móc usłyszeć. Kiedy pomyślę, jak wiele by to zmieniło w życiu tych młodych osób, które studencki świat dopiero wchłonie, to czuję złość, że jedyne, co możemy zrobić, aby tak się stało, to dawanie dobrego przykładu.

„Maksymalna produktywność, o której mówiłem w każdym rozdziale książki, to nie mordercza harówka i ślepe nastawienie na efekt. To styl życia.” – podsumowuje niecałe sto pięćdziesiąt stron Michał Śliwiński.

Zanim jednak zaczniesz czytać, warto przytoczyć fragment z początku tej publikacji:

Produktywność nie jest dla nudziarzy…
Produktywność nie jest dla mózgowców…
Produktywność nie jest dla tych zorganizowanych…

Zachęcam. Warto. Dodatkowo Nozbe przekaże 5 złotych z każdego sprzedanego egzemplarza książki na organizacje charytatywne! A więc pomagając sobie, pomagasz innym.

Od siebie dodam jeszcze, że nie istnieje coś takiego jak natychmiastowy i pozbawiony bólu sukces. Nie ma treningu, który nie wymaga systematyczności ani zadania, które obsłuży się samo. Nie ma też relacji, która bez inicjatywy zaowocuje czymś trwałym ani skalowalnego biznesu, który byłby pozbawiony fundamentu spokoju, opanowania i umiejętnego wyciągania wniosków, z ponoszonych porażek. Nie ma w końcu życia, bez nich. Pytanie tylko, kto w tej grze kogo ogra? Powodzenia!

Krzysztof Kołacz

🎙️ O technologii i nas samych w podcaście oraz newsletterze „Bo czemu nie?”. ☕️ O kawie w podcaście „Kawa. Bo czemu nie?”. 🏃🏻‍♂️ Po godzinach biegam z wdzięczności za życie.