Radykalny sposób na maile, czyli inbox zero dla zapracowanych

Michał Śliwiński

20

Dodane: 4 lata temu

Mamy rok 2019 i ciągle korzystamy z maila. Mail miał już dawno temu przestać istnieć, ale ciągle jest obecny w naszym życiu i dostajemy więcej wiadomości niż kiedykolwiek. Sam miałem ostatnimi czasy z nim problemy – rezygnowałem z niego, przekazując obsługę korespondencji asystentce albo odpowiadałem z dużym opóźnieniem (z wyrzutami sumienia w bonusie). Ostatnio jednak udało mi się znaleźć dosyć radykalne, ale bardzo skuteczne rozwiązanie. A właściwie dwa…

Ten artykuł pochodzi z archiwalnego iMagazine 9/2019

Rozwiązanie 1. Nie używaj maila w swoim zespole

O tym pisałem już wcześniej i pewnie jeszcze nieraz wspomnę – jeśli używasz maila w ramach swojego zespołu, to, cytując Steve’a Jobsa: „Robisz to źle!”.

Mamy przecież wiele narzędzi do komunikacji wewnątrz zespołu, które przewyższają mail w wielu aspektach. W zespole Nozbe używamy Slacka do czatowania, czyli wysyłania szybkich, krótkich wiadomości, Nozbe do komunikacji przez zadania – czyli współdzielenia projektów, delegacji zadań i komunikacji poprzez komentarze w tychże. Do tego dochodzi Dropbox Paper do współpracy na dokumentach, GitHub do pracy na kodzie oraz do pisania artykułów na bloga. Maila nie używamy wcale. I jest nam z tym dobrze. Dzięki temu działamy znacznie efektywniej!

Rozwiązanie 2. Pisz maile jak krótkie wiadomości SMS

To jest moje nowe odkrycie. Od ponad miesiąca tak działam i efekty są super. Odpisuję na maile jak na SMS-y – krótko, zwięźle i na temat. I codziennie mam skrzynkę odbiorczą wyzerowaną. Po prostu rewelacja – poniżej przedstawiam, jak do tego podejść.

3 podstawowe zasady przy wysyłaniu maili na wzór SMS-ów

Zasada 1. Żadnego pozdrawiania. Zupełnie odpuszczam „Witaj” czy „Pozdrawiam serdecznie”, czy inne tego typu frazesy. Skoro poświęcam mój czas, aby Ci odpowiedzieć, to znaczy, że pozdrawiam Cię bardzo, ale to bardzo serdecznie!

Zasada 2. Odpowiedź tylko jednym zdaniem. Maksymalnie dwoma. Ja po prostu piszę, co myślę, oszczędzając zarówno Twój, jak i mój czas, i pokazuję, że przeczytałem Twój mail w całości, ale nie widzę potrzeby, aby do wszystkich jego zdań się odnosić.

Zasada 3. Raz dziennie i tyle! Odpowiadam na maile tylko raz dziennie – otwieram skrzynkę, idę przez maile jak burza, odpowiadam szybko, działam sprawnie i wylogowuję się. Oczywiście nie mam włączonych powiadomień dla maili przychodzących. Jutro też jest dzień.

Skąd takie zasady mailowania w stylu SMS-owym?

To nie jest niegrzeczne! Wręcz przeciwnie – odpowiadając na mail, pokazuję, że Cię nie zignorowałem, że mi bardzo na Tobie i na Twojej opinii zależy. Przeczytałem Twojego maila ze zrozumieniem i Ci szybko odpisałem. Pokazuję Ci, że ważniejsze dla mnie jest to, co piszesz i odniesienie się do Twoich słów niż puste frazesy.

To jest szybkie! Dzięki tej technice odpowiadam szybko – w ciągu jednego dnia. A nie jak kiedyś, kiedy odpowiadałem na maile po tygodniu, dwóch… lub jeszcze później.

To jest mobilne! Odpowiadam na maile prosto z iPhone’a. Nie muszę mieć pod ręką iPada lub otwierać Maca. Mogę przejść tak samo szybko przez skrzynkę odbiorczą na każdym z moich urządzeń. Dzięki temu nie odkładam maili na potem.

Jak to zrobić jeszcze lepiej i jeszcze sprawniej?

Nie wystarczy po prostu pisać szybko, jest jeszcze kilka dodatkowych wskazówek, którymi chciałabym się podzielić w tym temacie, a które bardzo pomogły mi we wdrożeniu tego systemu:

• Używaj skrótów klawiszowych w iOS i macOS – szczególnie na najczęściej powtarzające się zdania lub informacje. Na przykład „xn” to skrót do mojego adresu mail michael@nozbe.com, „hhn” to skrót do naszej strony https://nozbe.com/ i tak dalej. Bardzo przydatne, aby też nie popełniać błędów i nie odsyłać ludzi do niewłaściwego adresu.
• Podejmij decyzje wcześniej – mam to szczęście, że ze względu na moją historię prowadzenia Nozbe ludzie chcą ze mną gadać, czasami są to wywiady, czasami po prostu rozmowa, a czasami chcą mi coś sprzedać – jeśli mnie to interesuje, to odpisuję im z odnośnikiem do aplikacji Calendly, gdzie mam ustalone dwa dni w tygodniu, kiedy jestem dostępny. Wcześniej zdecydowałem, że właśnie te terminy mi pasują i jeśli ktoś chce ze mną porozmawiać, może sobie po prostu wybrać pół godziny w wyznaczonym przeze mnie przedziale czasowym. Oszczędza to całej wymiany maili, w której dogadujemy termin. Gdy ktoś już się wpisze, ląduje to automatycznie w moim kalendarzu.
• Miej swoje zasady i się ich trzymaj – tak jak wyżej, już wcześniej zdecydowałem, jaką mam politykę odnośnie do rzeczy takich jak np. inwestowanie w Nozbe. Kiedy kontaktują się ze mną inwestorzy z chęcią rozmowy o możliwości inwestowania w Nozbe, odsyłam ich do posta na blogu Nozbe, w którym napisałem: „Nie mamy zewnętrznych inwestorów, nigdy ich nie mieliśmy i nie planujemy mieć”. Stawiam sprawę bardzo jasno i oszczędzam dodatkowej wymiany zdań.
• Pisz bloga i do niego odsyłaj – oprócz cyklicznych artykułów na blogu Nozbe piszę też prywatny blog – trochę jako archiwum spraw, na których mi zależy i które mogą posłużyć w przyszłości zarówno mnie, jak i moim czytelnikom. Często, zamiast pisać długiego maila, po prostu odsyłam zainteresowanycyh do wpisów na moim blogu, a gdy piszą do mnie na temat, który mnie zainteresował, to notuję go na przyszłość do opisania na blogu lub tutaj – w iMagazine.
• Maile do załatwienia na później zamieniaj w zadania – jeśli mail wymaga dalszego działania (staje się zadaniem do zrobienia), odpisuję grzecznie i całą korespondencję przesyłam na mój indywidualny adres mail w Nozbe (ma go każdy użytkownik aplikacji), przekształcając tytuł maila w zadanie, a jego treść – w komentarz do zadania. Bardzo wygodne!

Zacznij już dziś!

Czy takie podejście do obsługi maila jest dla Ciebie? Odezwij się na Twitterze albo po prostu napisz do mnie maila na adres podany wyżej w tym artykule. Gwarantuję Ci trzy rzeczy: (1) że przeczytam Twojego maila ze zrozumieniem, (2) odpiszę w ciągu jednego dnia oraz (3) moja odpowiedź będzie krótka, zwięzła i na temat.

Michał Śliwiński