Workflow bez „flow”. Rzecz o zatracaniu siebie.
Z tym jest podobnie jak z karaoke, które dziś w Polsce nie jest sobą. Bo nie może. Nie wiemy, czym jest, bo „wciąż za poważnie o sobie myślimy i ludzie naprawdę boją się wygłupów i wolą siedzieć gdzieś w cieniu i mieć całkowitą pewność, że nikt ich nie zobaczy na scenie” – jak to ładnie ujął ostatnio „Zwierz popkulturalny”. Z wyborem optymalnego dla nas workflow jest identycznie. Podkreślam – „dla nas”, nie dla kogoś. Cudze chwalimy, swojego szukać nie chcemy. Chcemy za to używać wszystkiego – najlepiej, najpełniej, najdrożej jak się da. Bo chcemy mieć lepiej od czegoś, co widzimy u kogoś. Tylko po co?
Do napisania tego felietonu skłoniły mnie dwie kwestie. Pierwszą z nich popełnił w sierpniu Paweł Opydo, pisząc na blogu tekst pt. „Jak i dlaczego zmieniłem metody swojej pracy?”. Drugą są moje trzyletnie doświadczenia na temat organizowania, na poważnie, mojego workflow. Ten tekst jest też rozszerzeniem felietonu z numeru czerwcowego iMagazine, pt. „Pułapki GTD”, który spotkał się z dużym zainteresowaniem, za co, Drodzy Czytelnicy, dziękuję. Zacznę od zdefiniowania samego workflow oraz opowiedzenia krótko o tym, jak można szybko zostać „ekspertem” – copywriterem wszystkiego i wszystkich.
Powiedz mi, jak mam żyć
Workflow, rozumiane jako metody naszej pracy – to nic innego jak wygodny, swobodny i praktycznie niezauważalny dla nas, codzienny przepływ zadań, obowiązków, spraw pomiędzy różnymi metodami i narzędziami służącymi do ich szybkiego i efektywnego obsłużenia. Ważne są tutaj trzy przymiotniki: niezauważalny, szybki i efektywny. Ważne jest też, aby miały one faktycznie co opisywać, czyli by owo „flow” istniało. Do tego wrócę w dalszej części.
Problem w tym, że do stworzenia swojego workflow zabieramy się od końca. Gdy potrzebujemy notatnika – szukamy w Google najlepszego i najbardziej rozbudowanego. Instalujemy. Dwa tygodnie później chcemy prowadzić listy rzeczy do zrobienia – biegniemy do wujka Google i znowu szukamy wypasionych aplikacji. Instalujemy. Ktoś ze znajomych wspomni o idei „Inbox 0”, pomyślimy – super sprawa! Instalujemy rozbudowanego klienta pocztowego. Potem kolejnego, bo ten pierwszy ma wady. Pliki przechowujemy w Dropbox, bo tak robi większość, ale i tak musimy używać Google Drive, bo w pracy używają właśnie tego. Komunikujemy się także za pomocą wszystkiego, czym można się komunikować, bo przecież jakby to wyglądało, gdybyśmy komuś powiedzieli „Nie używam Skype”. Dlaczego takie zachowanie prowadzi donikąd? Dlatego, że zatracamy siebie.
Nie da się stworzyć żadnego workflow, żadnego środowiska pracy, gdy słuchamy rad wszystkich. To tak, jakbyśmy pisząc aplikację, chcieli zawrzeć w niej funkcjonalności wszystkich innych, zapominając, do czego tak naprawdę ma nam służyć. „Największy problem polega na tym, że […] nie zastanawiamy się nad naszym workflow w kontekście całości. Nie myślimy o strategii prowadzenia naszych małych projektów. Tymczasem zwyczajnie na tym tracimy” — podsumowuje Paweł. Co to znaczy „w kontekście całości”? To znaczy w kontekście Twojego życia. Twojej codzienności. Pokażę to na konkretnych przykładach.
Przepływ wynika z synergii
Synergia to – upraszczając – współdziałanie. Czyli trybiki, które doskonale ze sobą współpracują. Aby mieć szansę ją w ogóle osiągnąć, proponuję wykonać gest znany z filmów. Bierzemy nasze narzędzia, kartki leżące na biurku i zmiatamy na podłogę. Ma być czysto. Gdy już tak będzie, polecam, wykorzystując klasyczne żółte karteczki, wypisać sobie najważniejsze rzeczy, którymi zajmujemy się każdego dnia. Mogą to być projekty, mogą być codzienne zadania. Wypisując, starajmy się, aby każda czynność czy obszar pracy, znajdowała się na innej karteczce.
Gdy już to zrobimy, możemy pogrupować te kartki. Na przykład z wykorzystaniem klasycznej metody rozdziału pracy od miru domowego, a można też stworzyć własne kategorie. Ważne, by narzędzia, które potem dobierzemy, uzupełniały się wzajemnie. Co to znaczy? Korzystanie na przykład z jednego klienta pocztowego, który synchronizuje się za pomocą jednej, a nie kilku usług sieciowych. Apple’owy Mail korzysta z iCloud, więc jeśli używamy nadgryzionych produktów, jest naprawdę warto rozważyć pozostanie w ekosystemie. Będzie prościej i szybciej.
Synergia to także minimalizacja usług. Naprawdę można korzystać z jednej chmury sieciowej, zamiast z trzech. Można zastąpić rozbudowany kombajn GTD systemowymi Przypomnieniami, a jeśli 90% naszych znajomych korzysta z Facebooka — darować sobie Skype, WhatsApp i inne. To nie jest łatwe, ale gra jest warta trudu, bo żaden workflow nie jest tym, czym ma być, jeśli zabraknie w nim „flow”. Swobodnego przepływu zadań, informacji i zarządzania nim w sposób szybki i niezauważalny.
Co znaczy niezauważalny? To znaczy, że jeśli masz zapisać jakieś przypomnienie to po prostu… zapisujesz przypomnienie, a nie zastanawiasz się nad tym, gdzie je zapisać i dzięki której usłudze o nim nie zapomnieć. Gdy na nasz workflow składa się z dobrze dobranych rozwiązań, jesteśmy efektywni, ponieważ naszej pracy nie spowalniają skomplikowane procesy. Zawsze uczulam osoby, które zaczynają przygodę z zarządzaniem czasem, żeby nie dały się zwieść ulotnemu czarowi tagowania, etykietowania i przyporządkowywania wszystkiemu priorytetu, nazwy czy innego klasyfikatora. W takie sztuczki są wyposażone rozbudowane narzędzia i w przypadku większości osób są to zbędne rozwiązania. Jeśli naprawdę chcemy nauczyć się fachowego priorytetyzowania zadań, musimy to robić za pomocą jednego sposobu, a nie dziesięciu.
Sprawność wymaga treningu
Każda umiejętność, która ma przynieść konkretne owoce – wymaga treningu. Ja swoje workflow tworzyłem właściwie do czerwca tego roku. Od prawie trzech lat. Dlaczego? Ponieważ nie potrafiłem rezygnować z zaawansowanych usług. W końcu jednak zobaczyłem, że są one zbędne. Pochłaniają fundusze i czas. A to czas jest przecież najważniejszy. Dziś na mój workflow składają się niemal w całości rozwiązania oferowane przez Apple. Mail, Przypomnienia, Notatki (w El Capitan zastąpiły całkowicie dotychczas stosowany Evernote), Kalendarz, pakiet iWork, Apple Music, Zdjęcia. Mają one swoje odpowiedniki na Apple Watch i korzysta się z nich zawsze najszybciej. Dropbox uzupełnia u mnie iCloud. Pakiet Adobe Creative Cloud zastąpiłem tańszym odpowiednikiem Affinity (Photo i Designer), które w zupełności wystarczają do pracy grafikowi, a przy tym są bardziej intuicyjne niż pakiet Adobe. Oczywiście każdy ma inne potrzeby i raz jeszcze podkreślam: nie jest niczym złym używanie zaawansowanych usług i narzędzi, o ile ich faktycznie potrzebujemy.
Czy da się zmienić myślenie i zacząć szukać własnego środowiska do pracy i życia? Da się, ale trzeba się uzbroić w cierpliwość. Trzeba próbować nowych rozwiązań i co jakiś czas robić analizę, o której wspominałem wcześniej: sprzątać wszystko, co mamy na biurku i zaczynać od zera. Tylko w ten sposób możemy dojść do momentu, w którym staniemy się świadomi swoich potrzeb, ograniczeń i korelacji, w jakie wchodzimy z innymi, bo przecież praca czy jakikolwiek biznes wymaga kontaktu z otoczeniem. Ilość zmiennych, jakie trzeba wziąć pod uwagę przy tworzeniu świadomego workflow jest ogromna, ale da się nad tym zapanować. I warto! Polecam Wam poświęcić na początek jeden dzień weekendu i wyczyścić biurko. Czasem, aby zapanował porządek, potrzebny jest wielki bałagan. Powodzenia!
Ten artykuł pochodzi z archiwalnego iMagazine 09/2015
Krzysztof Kołacz
🎙️ O technologii i nas samych w podcaście oraz newsletterze „Bo czemu nie?”. ☕️ O kawie w podcaście „Kawa. Bo czemu nie?”. 🏃🏻♂️ Po godzinach biegam z wdzięczności za życie.