Sztuka żonglowania
W kwietniu, gdy mamy wiosnę – przynajmniej kalendarzową – i miejmy nadzieję, że tę faktyczną także, przychodzę do Was z tematem, który w kontekście produktywności uważam za po stokroć ważniejszy niż kwestię tego, którego narzędzia GTD używacie. Pogadajmy o żonglowaniu.
Gotowość na brak gotowości
Bo widzicie, wiele mówi się dziś na temat negatywnych stron wielozadaniowości. Multitasking utożsamiany jest z odmianą tego czy innego wirusa, przynależnego do grupy „wymówkozy”, a w promieniu kilku metrów obok ludzi, którzy dobrze się w tym nawale tematów i spraw odnajdują, zawsze znajdzie się ktoś, kto wie lepiej. Tymczasem takie, a nie inne mamy czasy i możemy oczywiście żyć od jednego wyjazdu w dzicz do kolejnego (za rok), a pomiędzy nimi odchodzić od zmysłów lub podejść do sprawy sprytniej.
Od ponad dwóch lat korzystam z kalendarza w taki sam sposób jak zapewne większość z Was, z jedną różnicą. Każdy dzień mam podzielony na bloki czasowe. Wstaję mniej więcej o tej samej godzinie (wcześnie rano), zatem blok „Poranek” trwa zazwyczaj do około 8:00. W tym czasie zajmuję się rutyną poranka, ale to temat na osobny tekst. W każdym razie robię to, co kocham i co pozwala mi stać się trochę kuloodpornym na resztę dnia. Drugi w kolejności jest blok „Praca”, który trwa od 6 do 8 godzin i w trakcie którego wykonuję rzeczy przynoszące dochód stały. Potem mamy okno na „Sport” (drugie w ciągu dnia, ponieważ poranek także zawiera zestaw ćwiczeń), a następnie blok „Mój Czas” – który zagospodarowuję wg uznania. Od godziny 21:00 mamy już „Wieczór” na domknięcie dnia. Pomiędzy każdym z tych bloków mam zostawione 45 minut przerwy, gdyby coś poszło nie tak. Po co są mi te bloki?
Bo widzicie, dzięki nim każde kolejno wpisywane do kalendarza zadanie zostaje osadzone w którymś z nich. Widać więc jak na dłoni, czy poświęcam czas na odpowiednie rzeczy w tym momencie dnia, w którym chcę. Pozwala mi to łatwo decydować o eliminacji dodatkowych zobowiązań, jeśli te miałbym realizować w „Moim Czasie” lub o ich podjęciu i odpowiednim wycenieniu, jeśli uznam, że są tego warte. Taka perspektywa wiele ułatwia. Ułatwia przede wszystkim mówienie „Nie”, gdy na przykład ktoś proponuje wideokonferencję w czasie, którego na pracę przeznaczyć nie planowałem. Oczywiście, zdarzają się wyjątki, ale coraz rzadziej i to – zamiast przynosić nie wiadomo jak skrajne konsekwencje – wiele razy przyniosło wręcz zyski. Okazuje się, że szanowanie własnego czasu nie tylko skutecznie sprzedaje, ale przede wszystkim daje przestrzeń na łapanie oddechu każdego dnia, a nie od święta. A ja lubię, jak wiele się dzieje. Taką mam już przypadłość i po to właśnie staram się być zorganizowanym, aby móc pozwolić sobie na elastyczność tam, gdzie warto i można powiedzieć „Nie” tym, którzy próbują wcisnąć mnie w ich – a nie w moje – ramy.
No dobra, a co z zadaniami, bo o nich miało być? Już do nich wracam. Większość z nas podchodzi do tematów listy zadań od złej strony. Zastanawiamy się, co wpisać na listę, aby mieć te 100% pewności, że zdołamy to czy tamto zadanie wykonać. A wiecie dobrze, że i tak od czasu do czasu przychodzi taki dzień, że nie zdołamy. Albo pojawi się jakiś wirus, który sparaliżuje połowę tego świata i będzie miał gdzieś kolejność priorytetów na Waszej liście. Czy to nie przeczy idei bloków, o której pisałem wyżej? Bynajmniej, ponieważ zarówno ona, jak i sztuka żonglowania pozwalają spoglądać z boku na to, co świat nazywa „kryzysami”.
Żonglerka
Przeprowadzka, zarządzanie zespołem, wyjazd służbowy, przygotowania do triatlonu – to wszytko wymaga nie tylko zorganizowania i dobrego zarządzania czasem swoim i innych, ale przede wszystkim gotowości na zmianę. I tego absolutnie nikt nie chce nas dziś uczyć. Uczymy się zapisywać, priorytetyzować, planować i analizować zadania według setek metodologii, a na końcu rozkładamy bezradnie ręce, gdy okazuje się, że zapisaliśmy je w złym miejscu, priorytet z niskiego nagle stał się wysoki, a na koniec tygodnia wykonaliśmy zaledwie 10% zakładanego celu. I co? I właśnie kompletnie nic, bo nikt nigdy nie da nam gwarancji, że jutro zacznie się tak, ja dziś.
Dlatego w całej produktywności lub po prostu ogarniętym życiu (o wiele bardziej wolę to określenie) idzie o jedno: o bycie gotowym na zmianę. O posiadanie listy tematów, które wymagają naszego udziału i które to zadania czy cele chcemy osiągnąć, ale głównie po to – by nie musieć o ich wykonaniu myśleć. By mieć je zapisane wstępnie na ten czy inny dzień i być gotowym na to, aby wraz z rozwojem sytuacji w ciągu dnia umiejętnie nimi żonglować. Bo widzisz, jeśli wiesz, że dziś lepiej będzie wykonać to, a nie tamto (bo nagle wyskoczyłeś z biura dwie godziny wcześniej i masz po drodze), to może warto tamto przenieść np. na pojutrze, gdy akurat w „Twoim Czasie” widzisz się z Andrzejem, a pod drodze mijasz ulubioną kawiarnię, gdzie będzie pisało ci się lepiej.
To, co odkryłem przez ostatnie lata, to siła sprawnego żonglowania tematami oraz świadomość tego, jak powinna być podzielona moja doba, abym nie wykończył się psychicznie i fizycznie. I wierzcie mi, że często słyszę o pracoholizmie, rzekomo zarywanych nocach i złowrogim braku 30 minut snu więcej, ale na koniec dnia czuję się OK z samym sobą i o wiele częściej ostatnimi czasy słyszę, że inni także czują się OK ze mną. Bo nic tak nie uwiera świata, jak tysiąc osób, z których każda siedzi na drzazdze, ale nie wstanie z krzesła, żeby sobie ulżyć, bo ktoś napisał, że lepiej na tym krześle podskakiwać do mety.
Więc możecie zignorować ten tekst, jeśli wolicie życie bez kalendarzy i list zadań lub z listą, która musi się spełnić w 100% każdego dnia. Jeśli to Wam wychodzi i dzięki temu widzicie każdego dnia w lustrze banana – chylę czoła! U mnie cymes w tym, że ja lubię, gdy wiele się dzieje. Taką mam już przypadłość i choć wiele razy dostałem już niejedną piłeczką w głowę podczas tego całego żonglowania, to wolę tak, bo przynajmniej wiem, że czerwonymi boli najbardziej.
Ten artykuł pochodzi z archiwalnego iMagazine 4/2020
Krzysztof Kołacz
🎙️ O technologii i nas samych w podcaście oraz newsletterze „Bo czemu nie?”. ☕️ O kawie w podcaście „Kawa. Bo czemu nie?”. 🏃🏻♂️ Po godzinach biegam z wdzięczności za życie.